Warum eine gute Patienten-App Ihre Praxis rettet

Eine Patienten-App, auch Praxis-App genannt, ist der digitale Weg, über den Patient:innen ihrer eigenen Praxis schreiben. Eine gute Patienten-App entlastet den Empfang, weil Routineanliegen nicht mehr am Telefon ankommen: Termine, Folgerezepte, Überweisungen und Fragen zu Befunden schicken Patient:innen dann, wenn es in ihren Tag passt. Das Team bearbeitet sie, wenn Zeit ist, vollständig und in einer Liste. Das gelingt nur, wenn viele Patient:innen die App wirklich nutzen, wenn die Anfragen bei der Praxissoftware ankommen und wenn das Telefon für alle bleibt, die lieber anrufen.

Warum der Empfang allein nicht mehr reichtLink kopieren

In großen Praxen und MVZ kommen die Engpässe zusammen. Das Telefon ist zu den Stoßzeiten belegt, 44 Prozent der Versicherten sind laut GKV-Spitzenverband mit der telefonischen Erreichbarkeit der Arztpraxen unzufrieden. Gleichzeitig fehlen Medizinische Fachangestellte. Die Bundesagentur für Arbeit führt MFA als Engpassberuf, eine gemeldete Stelle ist im Median erst nach 69 Tagen besetzt. Mehr dazu im Ratgeber MFA-Mangel in der Arztpraxis.

Mehr Leitungen lösen das nicht, denn jede Leitung braucht jemanden, der abnimmt. Was hilft, ist weniger Anliegen über das Telefon laufen zu lassen. Viele davon brauchen kein Gespräch: Ein Folgerezept, eine Überweisung oder ein Termin lassen sich genauso gut schreiben. Was Praxen sonst für die Erreichbarkeit tun können, steht im Ratgeber Arztpraxis telefonisch erreichbar.

Was Patient:innen heute erwartenLink kopieren

Patient:innen sind weiter, als viele Praxen annehmen:

Die Lücke ist offensichtlich: Fast zwei Drittel der Patient:innen haben schon online gebucht, aber laut PraxisBarometer bietet es nur knapp ein Drittel der Praxen an. Und wer den Termin online buchen kann, versteht nicht, warum das Folgerezept nur am Telefon geht.

Gleichzeitig bleibt das Telefon wichtig. Beim Hausarzt vereinbaren 59 Prozent der Versicherten ihre Termine noch persönlich oder telefonisch, beim Facharzt 65 Prozent (GKV-Spitzenverband). Eine App kommt dazu, sie ersetzt keinen Weg.

Was ist eine Patienten-App und was nicht?Link kopieren

„Patienten-App“ meint im Alltag Verschiedenes, manche sagen Praxis-App oder Patientenportal. In diesem Beitrag geht es um die App oder Web-Anwendung, über die Patient:innen mit ihrer eigenen Praxis Kontakt aufnehmen. Davon zu unterscheiden sind:

Viele Praxen haben schon zwei oder drei dieser Wege. Der Punkt ist nicht, noch einen zu haben, sondern dass Routineanfragen an einer Stelle ankommen.

Wie eine App den Empfang entlastetLink kopieren

Am Telefon muss beides gleichzeitig passieren: Die Patientin erklärt ihr Anliegen, und eine MFA hört zu, schreibt mit und fragt nach. In der App fällt das auseinander. Das Anliegen kommt dann, wenn es der Patientin passt, auch abends. Das Team bearbeitet es, wenn Zeit ist, und zwar mit allen Angaben auf einen Blick. Diese Asynchronität ist der eigentliche Hebel, nicht die App selbst.

Was sich dafür eignet und wo die Grenzen liegen:

Zur Krankschreibung lohnt ein genauer Blick. Nach der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie des G-BA darf die AU nur auf Grund einer ärztlichen Untersuchung festgestellt werden: in der Praxis, per Videosprechstunde oder nach telefonischer Anamnese. Per Video sind es bei Patient:innen, die die Praxis kennt, bis zu sieben Tage, sonst bis zu drei. Telefonisch sind es bis zu fünf Tage, nur bei Patient:innen, die die Praxis kennt, und ohne schwere Symptome. Ein ausgefülltes Formular in der App allein reicht nicht. Die App kann aber das Anliegen aufnehmen und den passenden Weg anbieten. Wie es mit der telefonischen Krankschreibung weitergeht, steht im Beitrag Telefonische Krankschreibung 2026.

Auch die Videosprechstunde ist kein Nischenthema mehr. Laut KBV bieten fast 40 Prozent der Praxen sie an. Seit dem 1. April 2025 dürfen bis zu 50 Prozent der Behandlungsfälle einer Praxis ausschließlich per Video laufen, egal ob die Patient:innen der Praxis bekannt sind.

Woran Sie eine gute Patienten-App erkennenLink kopieren

Eine App entlastet nur, wenn sie fünf Dinge erfüllt. Jede Schwäche an einer Stelle schiebt die Arbeit zurück an den Empfang.

1. Patient:innen nutzen sie wirklichLink kopieren

Eine App, die niemand installiert, entlastet niemanden. Gute Apps senken die Hürde: Die Praxis lädt ein (per SMS, Aushang oder QR-Code am Empfang), die Anmeldung dauert wenige Minuten, und wer keine App installieren will, erreicht dieselben Funktionen im Browser. Fragen Sie den Anbieter, wie Patient:innen sich anmelden und ob das ohne Installation geht.

Ein Warnzeichen ist eine App, die Patient:innen für jede Praxis neu einrichten müssen, oder die sie in einen Marktplatz anderer Praxen führt.

2. Anfragen landen bei der Praxissoftware, nicht in einem weiteren PostfachLink kopieren

Das ist der Punkt, an dem die meisten Apps scheitern. Kommt eine Rezeptbestellung als Nachricht an, die eine MFA abtippen muss, ist der Anruf nur gegen Tipparbeit getauscht. Gut ist, wenn die App die Patientin der richtigen Akte zuordnet, das Medikament aus dem Medikationsplan kennt und die Anfrage dort ankommt, wo das Team ohnehin arbeitet. Wie die Anbindung an die Praxissoftware funktioniert, beschreibt der Ratgeber Praxissoftware anbinden.

Fragen Sie konkret nach Ihrer Praxissoftware: Was wird gelesen, was geschrieben, und wer gibt frei, bevor etwas in die Akte geht?

3. Datenschutz und Hosting sind geklärtLink kopieren

Über die App laufen Gesundheitsdaten, also besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Sie brauchen mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Nutzt der Anbieter Cloud-Dienste, gilt für Vertragsarztpraxen zusätzlich § 393 SGB V: Verarbeitet werden dürfen die Daten im Inland, in der EU oder in gleichgestellten Staaten, die verarbeitende Stelle braucht eine Niederlassung in Deutschland und ein aktuelles C5-Testat für die eingesetzten Cloud-Systeme.

Fragen Sie deshalb, wo die Daten gespeichert und verarbeitet werden, wer die Unterauftragnehmer sind und wie der Anbieter § 393 SGB V erfüllt. Eine normale E-Mail ist für Gesundheitsdaten keine Alternative, wie der Ratgeber Rezeptbestellung in der Arztpraxis zeigt.

4. Sie ist barrierefreiLink kopieren

Große Schrift, gute Kontraste, klare Sprache, Bedienung mit dem Bildschirmleser: Davon profitieren vor allem ältere Patient:innen und Menschen mit Sehbehinderung, also genau die, die sonst anrufen.

Dazu kommt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG). Es gilt für Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr, die nach dem 28. Juni 2025 für Verbraucher:innen erbracht werden, über Websites und Apps. Ausgenommen sind Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten: weniger als zehn Beschäftigte und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Bilanzsumme. Große Praxen und MVZ liegen meist darüber. Eine ausdrückliche Einordnung für Arztpraxen haben wir bei der Bundesfachstelle Barrierefreiheit nicht gefunden (Stand 11. November 2026). Lassen Sie prüfen, ob Ihr Angebot darunter fällt, und fragen Sie den Anbieter, welche Barrierefreiheitsanforderungen die App erfüllt.

5. Ältere Patient:innen kommen mitLink kopieren

Die Hälfte der Menschen ab 65 bucht Termine schon online (Bitkom). Andere waren nie im Internet: 2025 traf das auf 10 Prozent der 65- bis 74-Jährigen zu (Statistisches Bundesamt). Eine gute App macht beides möglich:

• Einrichten am Empfang: Eine MFA zeigt die App beim nächsten Besuch, der QR-Code liegt am Tresen.
• Angehörige einbinden: Kinder oder Pflegende können Anliegen für eine andere Person stellen, mit deren Einverständnis.
• Wenige Funktionen, klar benannt: „Rezept bestellen“ statt eines Menüs mit zwanzig Einträgen.
• Das Telefon bleibt: Wer nicht will, ruft weiter an. Die Leitung ist dann öfter frei.

Was die Praxis konkret gewinntLink kopieren

Wie viel eine App entlastet, hängt davon ab, wie viele Patient:innen sie nutzen und welche Anliegen bei Ihnen heute am Telefon landen. Zählen Sie das vorher, eine verlässliche Zahl für alle Praxen gibt es nicht. Was sich verändert, wenn die App gut gemacht ist:

• Weniger Anrufe für Routine: Jedes Folgerezept, das schriftlich kommt, ist ein Anruf weniger. Die Leitung bleibt frei für Akutes und für Patient:innen, die sprechen müssen.
• Vollständige Anfragen: Pflichtfelder statt Rückruf, weil die Dosierung oder die Fachrichtung fehlt.
• Planbare Arbeit: Das Team bearbeitet Anfragen in ruhigen Phasen, statt bei jedem Klingeln zu unterbrechen.
• Ein Ablauf für alle Standorte: In einem MVZ kann ein Backoffice Anfragen mehrerer Standorte bearbeiten, egal an welchem Tresen gerade Andrang ist.
• Weniger nicht wahrgenommene Termine: Absagen gehen ohne Anruf, Erinnerungen kommen automatisch, mit Einwilligung. Mehr dazu im Ratgeber Nicht eingehaltene Termine.

Eine App für alle Standorte im MVZLink kopieren

Für ein MVZ mit mehreren Standorten zählt, dass Patient:innen eine App für alle Standorte haben, nicht eine je Standort. Sie wählen den Standort oder die Fachrichtung in der App, und die Anfrage landet bei dem Team, das sie bearbeitet. So muss niemand wissen, welcher Standort welche Nummer hat. Fragen Sie den Anbieter, ob Patient:innen nach einem Umzug an einen anderen Standort ihr Konto behalten.

Die häufigsten Fehler bei der EinführungLink kopieren

• Ein weiteres Postfach: Die App landet in einer eigenen Oberfläche, Telefon, E-Mail und Fax laufen woanders. Das Team pflegt dann einen Kanal mehr, statt einen weniger. Wie alle Wege zusammenlaufen, beschreibt der Ratgeber Online-Rezeption für die Arztpraxis.
• Keine Antwortzeit: Patient:innen schreiben und hören tagelang nichts, dann rufen sie doch an. Legen Sie fest und sagen Sie in der App, bis wann eine Anfrage beantwortet wird.
• Die App als Notfallweg: Eine App ist kein Kanal für Notfälle. Sagen Sie in der App deutlich, dass Patient:innen bei Notfällen die 112 und außerhalb der Sprechzeiten die 116117 anrufen.
• Niemand weiß davon: Ohne Aushang, Hinweis in der Telefonansage und Einladung beim Besuch bleibt die Nutzung gering. Vorlagen für die Ansage stehen im Ratgeber Ansagetext für die Arztpraxis.
• Alles auf einmal: Starten Sie mit den Anliegen, die am häufigsten anrufen lassen, meist Folgerezept, Überweisung und Termin.
• Telefon abschaffen: Wer nur noch die App anbietet, verliert die Patient:innen, die nicht online sind, und deren Angehörige rufen trotzdem an.

Checkliste: Fragen an jeden AnbieterLink kopieren

1. Können Patient:innen die App ohne Installation im Browser nutzen?
2. Wie lädt die Praxis Patient:innen ein, und wie lange dauert die Anmeldung?
3. Eine App für alle Standorte, oder eine je Standort?
4. Wie wird die Patientin der richtigen Akte in unserer Praxissoftware zugeordnet?
5. Was wird aus unserer Praxissoftware gelesen, was geschrieben, und wer gibt frei?
6. Wo landen Anfragen: in einer eigenen Oberfläche oder dort, wo auch Telefon, E-Mail und Fax ankommen?
7. Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet, wer sind die Unterauftragnehmer, und wie erfüllen Sie § 393 SGB V?
8. Bekommen wir einen AVV nach Art. 28 DSGVO?
9. Welche Anforderungen an Barrierefreiheit erfüllt die App?
10. Können Angehörige Anliegen für eine andere Person stellen?

Wo atmOS Health hilftLink kopieren

Wir managen selbst mehrere MVZ. Eine App entlastet nur, wenn ihre Anfragen nicht in einem weiteren Postfach landen. atmOS Health ist ein Posteingang für die ganze Praxis. Anrufe, E-Mails, Faxe, Scans, Chat und Formulare landen als Vorgänge an einem Ort. Ein Backoffice für alle Standorte: Anfragen aller Praxen laufen in einem Posteingang zusammen. Das Team sieht, was wartet und wer sich kümmert.

Ilka bereitet vor, Ihr Team entscheidet. Ilka arbeitet mit Ihrer Praxissoftware zusammen. Geschrieben wird erst nach Ihrer Freigabe. Die Anbindung richten wir bei der Einführung mit Ihnen ein.

Wer lieber anruft, ruft weiter an. Ihre Telefonanlage bleibt.

Zu den Datenschutzfragen aus der Checkliste: Hosting in Deutschland. Die KI läuft in Deutschland. Die AVV schicken wir Ihnen auf Anfrage.

atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. (Preise). Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.

Häufige FragenLink kopieren

Lohnt sich eine Patienten-App auch für eine kleine Praxis?Link kopieren

Weniger als für eine große. Bei wenigen Anrufen am Tag reichen oft ein Online-Formular auf der Website und eine gute Telefonansage. Je mehr Anrufe, Ärzt:innen und Standorte, desto mehr bringt es, Routine aus dem Telefon zu nehmen.

Ist eine Patienten-App eine DiGA?Link kopieren

Nein. Eine DiGA ist ein Medizinprodukt zur Behandlung oder Linderung von Krankheiten, steht im Verzeichnis des BfArM und wird verordnet oder von der Krankenkasse genehmigt (§ 33a SGB V). Eine Patienten-App der Praxis dient der Kommunikation mit der Praxis.

Kann eine Patientin über die App eine Krankschreibung bekommen?Link kopieren

Nicht allein über ein Formular. Die AU setzt nach der Richtlinie des G-BA eine ärztliche Untersuchung voraus, in der Praxis, per Video oder unter Bedingungen am Telefon. Die App kann das Anliegen aufnehmen und einen Termin oder eine Videosprechstunde anbieten.

Verlieren wir ältere Patient:innen, wenn wir eine App einführen?Link kopieren

Nicht, wenn das Telefon bleibt. Die Hälfte der Menschen ab 65 bucht Arzttermine laut Bitkom schon online. Wer das nicht will, ruft weiter an und kommt leichter durch, weil die Routine über die App läuft.

Was ist der Unterschied zwischen Patienten-App und Patientenportal?Link kopieren

Ein Patientenportal und eine Patienten-App sind beides ein digitaler Zugang, über den Patient:innen mit genau einer Einrichtung Termine, Anfragen und Dokumente austauschen. Der Unterschied ist meist nur der Name: Krankenhäuser sprechen eher vom Patientenportal, Praxen eher von der Patienten-App oder Praxis-App. Beides ist ein Zugang, über den Patient:innen Termine, Anfragen und Dokumente mit genau dieser Einrichtung austauschen. Ein Portal läuft oft nur im Browser, eine App wird installiert. Gute Angebote können beides.

Können Patient:innen über die App ein Rezept online bestellen?Link kopieren

Ja, ein Folgerezept können sie über eine gute Patienten-App online bei ihrer Praxis anfragen. Die Ärztin oder der Arzt entscheidet über jedes Rezept. Ohne Praxisbesuch geht das, wenn die Gesundheitskarte im selben Quartal schon einmal in der Praxis eingelesen wurde. Das E-Rezept lösen Patient:innen danach mit der Gesundheitskarte oder einer E-Rezept-App in der Apotheke ein. Welche Angaben eine Bestellung braucht, steht im Ratgeber Rezeptbestellung in der Arztpraxis.

Wie bringen wir Patient:innen dazu, die App zu nutzen?Link kopieren

Indem das Team sie aktiv anbietet. Ein QR-Code am Tresen, ein Hinweis in der Telefonansage und eine Einladung per SMS nach dem Besuch bringen mehr als ein Eintrag auf der Website. Starten Sie mit einem Anliegen, das heute oft anrufen lässt, etwa dem Folgerezept, und beantworten Sie App-Anfragen zuverlässig in der zugesagten Zeit.

QuellenLink kopieren

Gelesen am 11. November 2026, wenn nicht anders angegeben.

• Bitkom: Zwei Drittel vereinbaren Arzttermine online (22.12.2025, 1.145 Personen ab 16 Jahren, telefonisch, KW 38–43 2025)
• Bitkom: Seniorinnen und Senioren befürworten Digitalisierung im Gesundheitswesen (02.02.2026, 1.004 Personen ab 65 Jahren, telefonisch, KW 38–42 2025)
• KBV: PraxisBarometer 2025 (16.10.2025, rund 1.700 Praxen, IGES Institut)
• KBV: Terminservicestellen vermitteln rund zwei Millionen Termine (05.02.2026)
• KBV: Einheitliche Obergrenze für alle, mehr Videosprechstunden (17.07.2025)
• G-BA: Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie, § 4 Abs. 5 und 5a, in Kraft seit 21.02.2024 (PDF)
• § 33a SGB V, Digitale Gesundheitsanwendungen
• § 393 SGB V, Cloud-Einsatz im Gesundheitswesen
• § 1 BFSG, Anwendungsbereich, § 2 BFSG, Begriffsbestimmungen, § 3 BFSG, Barrierefreiheitsanforderungen
• Bundesfachstelle Barrierefreiheit: FAQ zum BFSG
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 und Art. 28
• GKV-Spitzenverband: GKV-Versichertenbefragung 2024 (03.02.2025, gelesen am 3. November 2026)
• GKV-Spitzenverband: GKV-Versichertenbefragung 2025 (05.01.2026)
• Statistisches Bundesamt: Gut 3 % der Bevölkerung im Alter von 16 bis 74 Jahren sind offline (Zahl der Woche, 24.02.2026, gelesen am 3. November 2026)
• Bundesagentur für Arbeit, Engpassanalyse (Fachkräfteengpassanalyse 2025) (gelesen am 3. November 2026)