MFA-Mangel in der Arztpraxis: was Sie tun können, außer neue MFAs zu suchen

Gegen den MFA-Mangel hat eine Praxis drei Hebel: MFAs gewinnen, MFAs halten und das Team entlasten. Gewinnen dauert am längsten, denn Medizinische Fachangestellte sind laut Bundesagentur für Arbeit ein Engpassberuf. Schneller wirken Halten und Entlasten: verlässliche Dienstpläne, gute Führung und weniger Unterbrechungen am Empfang, vor allem durch das Telefon.

Wie groß ist der MFA-Mangel? Die ZahlenLink kopieren

Es arbeiten mehr MFA als vor zehn Jahren. Trotzdem bleiben Stellen lange offen, und viele Praxen verlieren Personal, das sie gerade erst gefunden oder selbst ausgebildet haben.

Die Zahlen des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) zu Bewerbungen und Abgängen stammen aus einer Befragung von 2021. Neuere Werte in dieser Tiefe haben wir nicht gefunden.

Wie viele MFA braucht eine Praxis pro Arzt?Link kopieren

Im Schnitt arbeiten je voll zugelassener Ärztin oder vollem Arzt in hausärztlichen Praxen 2,8 MFA, in fachärztlichen 3,0. Zusammen besetzen sie 1,9 beziehungsweise 2,0 Vollzeitstellen. Eine Vollzeitstelle ist eine volle Stelle; zwei Halbtagskräfte zählen zusammen als eine. Je MFA-Vollzeitstelle betreut eine Praxis im Jahr etwa 2.500 Behandlungsfälle (hausärztlich 2.569, fachärztlich 2.369).

Die Werte stammen aus dem Zi-Praxis-Panel, Berichtsjahr 2022, mit Daten von 1.933 Praxen. Sie sind ein Durchschnitt, kein Sollwert. Ob Ihre Praxis mehr braucht, hängt von Fachgebiet, Patientenzahl und davon ab, wie viel Arbeit am Telefon und am Empfang hängt.

Hebel 1: MFAs gewinnenLink kopieren

Das schreiben alle, und es bleibt nötig. Kurz die Maßnahmen, die Praxen selbst in der Hand haben:

• Ausbilden. 61 % der vertragsärztlichen Praxen bilden aus, in Hausarztpraxen 68 %. Etwa ein Viertel dieser Praxen verliert aber selbst ausgebildetes Personal (Zi 2021). Ausbilden lohnt sich also nur zusammen mit Hebel 2.
• Quereinsteiger:innen für Empfang und Verwaltung. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
• Teilzeit und feste Zeiten anbieten. Verlässliche Arbeitszeiten sind ein Argument in der Stellenanzeige.
• Tarif als Untergrenze. Rund 54 % der Praxen orientieren sich freiwillig am Tarifvertrag, fast drei Viertel zahlen Sonderzahlungen oder Zuschläge (Zi 2021).
• Die Stellenanzeige konkret machen. Arbeitszeiten, Feierabend, Teilzeit und, wo möglich, einen Anteil Homeoffice nennen.

Darf jemand ohne MFA-Ausbildung in der Praxis arbeiten?Link kopieren

Ja. Empfang und Verwaltung sind keine ärztlichen Leistungen, dafür schreibt der Bundesmantelvertrag keine Ausbildung vor. Für ärztliche Leistungen gilt die Vereinbarung über die Delegation (Anlage 24 zum Bundesmantelvertrag-Ärzte). Delegation heißt: Der Arzt ordnet eine Leistung an, und eine Mitarbeiterin führt sie aus. Der Arzt entscheidet, „ob und an wen“ er delegiert. Die Person muss nach „beruflicher Qualifikation oder allgemeinen Fähigkeiten und Kenntnissen“ geeignet sein, und der Arzt muss sie anleiten und überwachen.

Nicht delegieren darf er unter anderem Anamnese, Untersuchung, Diagnose, Aufklärung und Beratung sowie die Entscheidung über die Therapie.

Den Berufsabschluss kann eine Quereinsteigerin später nachholen. Wer mindestens das Eineinhalbfache der Ausbildungszeit im Beruf gearbeitet hat, wird zur Abschlussprüfung zugelassen (§ 45 Abs. 2 Berufsbildungsgesetz). Zuständig ist die Ärztekammer (§ 71 Abs. 6 Berufsbildungsgesetz). Fragen Sie dort nach den Voraussetzungen.

Hebel 2: MFAs haltenLink kopieren

Jede MFA, die bleibt, ist eine Stelle, die Sie nicht neu besetzen müssen, und das dauert im Mittel 69 Tage. In der Zi-Befragung suchte fast die Hälfte der Praxen neues Personal, weil jemand gekündigt hatte. Warum MFAs gehen, fasst eine Studie der Bertelsmann Stiftung vom Juni 2026 zusammen: Bezahlung, Arbeitsintensität und Zeitdruck, Führung, fehlende Anerkennung, Urlaubsregeln, die als ungerecht empfunden werden.

Was Sie tun können:

• Dienstpläne verlässlich machen, Feierabend einhalten.
• Teilzeitmodelle anbieten, wo Familie das Thema ist.
• Urlaub früh und nach klaren Regeln planen.
• Zuständigkeiten aufschreiben: wer Telefon, wer Empfang, wer Post.
• Eine kurze Besprechung am Morgen und regelmäßige Mitarbeitergespräche.
• Fortbildung ermöglichen, etwa zur Versorgungsassistentin in der Hausarztpraxis (VERAH) oder zur nichtärztlichen Praxisassistentin (NäPa), und die neue Rolle auch im Alltag nutzen.
• Anerkennung durch die Praxisleitung, nicht nur einmal im Jahr.

Hebel 3: das Team entlasten, vor allem am EmpfangLink kopieren

Die Bertelsmann-Studie beschreibt Tätigkeiten am Empfang als „durch häufige Unterbrechungen, unvorhersehbare Ereignisse und eine hohe Verantwortung gekennzeichnet, was von MFA als stark belastend erlebt wird“. Als Faktor für die Bindung nennt sie „strukturierte Abläufe zur Reduktion von Unterbrechungen“. Hier liegt der schnellste Hebel, denn er braucht keine neue Stelle. Wo die Zeit am Empfang hingeht, zeigt der Ratgeber Praxisorganisation in der Arztpraxis.

Die Grenzen sind ehrlich zu benennen: Labor, Blutabnahme und Assistenz brauchen weiter Hände in der Praxis. Eine kleine Praxis mit wenigen Anrufen gewinnt weniger. Und kein Werkzeug ersetzt eine MFA. Es nimmt ihr Arbeit ab, die keine MFA braucht. Wie Sie die Telefonanlage dafür einstellen, steht im Ratgeber Telefonanlage in der Arztpraxis.

Können MFAs im Homeoffice arbeiten?Link kopieren

Zum Teil. Der Beruf ist nah an den Patient:innen, Anmeldung, Labor und Assistenz bleiben in der Praxis. Zu Hause gehen nach der Bertelsmann-Studie Verwaltung, Abrechnung, Dokumentation und Statistik, denkbar sind auch Telefon und Patientenkommunikation per E-Mail. Dafür braucht es meist einen Fernzugriff auf die Praxissoftware. Wie verbreitet das in Praxen ist, dazu fand auch die Studie keine Daten.

Für den Empfang hilft das doppelt: Wer zu Hause das Telefon übernimmt, nimmt den Kolleginnen am Tresen die Unterbrechungen ab. Achten Sie auf diese Punkte:

• Schweigepflicht: Sie gilt zu Hause genauso wie in der Praxis (§ 203 StGB). Niemand anderes darf mithören oder auf den Bildschirm sehen.
• Geräte: Patientendaten nicht auf privaten Geräten.
• Vertrag: Der Arbeitsvertrag nennt nach dem Manteltarifvertrag „den Arbeitsort“. Vereinbaren Sie das Homeoffice schriftlich.
• Datenschutz: Eine amtliche Vorgabe speziell für MFA im Homeoffice haben wir nicht gefunden. Fragen Sie Ihre Datenschutzbeauftragte.

Checkliste für die nächsten vier WochenLink kopieren

1. Eine Woche zählen: Wie oft wird der Empfang unterbrochen, und wodurch?
2. Telefonzeiten und Rückrufzeiten festlegen.
3. Routineanfragen auf einen Weg ohne Anruf legen.
4. Zuständigkeiten aufschreiben: wer Telefon, wer Empfang, wer Post.
5. Mit jeder MFA sprechen: Was hält Sie hier, was stört?
6. Prüfen, welche Aufgaben ins Homeoffice oder an eine VERAH oder NäPa gehen können.
7. Die Stellenanzeige mit Arbeitszeiten, Feierabend, Teilzeit und Homeoffice-Anteil neu schreiben.

Wo atmOS Health hilftLink kopieren

Neue MFAs zu finden dauert. Schneller spürt Ihr Team, wenn der Empfang weniger unterbrochen wird. Ein Posteingang für die ganze Praxis. Anrufe, E-Mails, Faxe, Scans, Chat und Formulare landen als Vorgänge an einem Ort. Das Team sieht, was wartet und wer sich kümmert.

Und wenn alle Leitungen belegt sind: Ilka nimmt Anrufe parallel an, auch mehrere gleichzeitig. Mit der Telefonanbindung ist sie rund um die Uhr erreichbar, und jeder Anruf landet als Vorgang im Posteingang. Ilka bereitet vor, Ihr Team entscheidet. Automatisch nur, wo Sie es festlegen.

atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. (Preise). Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.

Häufige FragenLink kopieren

Ersetzt Digitalisierung MFAs?Link kopieren

Nein. Sie nimmt Routine vom Telefon und vom Tresen. Mit Patient:innen sprechen, Rückfragen klären und in der Praxis mit anpacken bleibt die Aufgabe Ihres Teams. Mehr dazu im Ratgeber KI-Telefonassistent in der Arztpraxis.

Ist der MFA-Mangel überall gleich?Link kopieren

Nein. Die Bundesagentur für Arbeit weist die Engpässe auch je Bundesland aus. In der Zi-Befragung mussten Praxen in der Stadt häufiger ihr Angebot kürzen als auf dem Land.

Was kostet atmOS Health?Link kopieren

Ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. In 15 Minuten eingerichtet, wenn alle Infos vorliegen.

QuellenLink kopieren

Gelesen am 3. November 2026.

• Destatis, Gesundheitspersonalrechnung: Gesundheitspersonal nach Geschlecht, Einrichtung und Beruf (GBE-Bund)
• Destatis, Pressemitteilung Nr. 275 vom 6. August 2026: Duale Berufsausbildung 2025
• Bundesagentur für Arbeit, Engpassanalyse (Fachkräfteengpassanalyse 2025, Mai 2026)
• Bundesagentur für Arbeit, Presseinfo Nr. 32 vom 2. September 2026
• Zi, Fachinformation zur Personalsituation in den Praxen, Oktober 2025 (PDF)
• Zi-Paper 17/2021, Personalsituation in Praxen der vertragsärztlichen und -psychotherapeutischen Versorgung (PDF)
• Zi, Medieninformation zum Zi-Praxis-Panel, 31.03.2026 (PDF)
• Bertelsmann Stiftung, Medizinische Fachangestellte in der ambulanten Versorgung, Juni 2026 (PDF)
• KBV, Anlage 24 zum Bundesmantelvertrag-Ärzte, Delegation ärztlicher Leistungen (PDF)
• § 45 Berufsbildungsgesetz, Zulassung in besonderen Fällen
• § 71 Berufsbildungsgesetz, zuständige Stellen
• § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen
• Bundesärztekammer, FAQ zum Manteltarifvertrag für MFA, 2025 (PDF)