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KI-Telefonassistent in der Arztpraxis: was rechtlich gilt und wann ein hybrides Telefon besser passt
Darf eine KI das Praxistelefon annehmen? Ja, mit KI-Hinweis, AVV, Schweigepflicht, meist einer DSFA und einem Weg zum Menschen. Was Gesetze und Behörden sagen und wie die Ansätze sich unterscheiden.
Von Philipp von Bachmann
Ja, eine Arztpraxis darf ihr Telefon von einer KI annehmen lassen. Kein Gesetz verbietet es, aber die Praxis muss einiges regeln: Anrufende müssen erfahren, dass eine KI spricht, die Praxis braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und in aller Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Die KI darf medizinisch nichts einschätzen, und Ihr Team entscheidet.
Der Beitrag fasst zusammen, was Gesetze, Behörden und die KBV bis zum 3. November 2026 veröffentlicht haben. Klären Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder einer Anwältin.
Ist ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis erlaubt?
Ja. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) zählt Chatbots und Telefonassistenten zu den KI-Systemen mit niedrigem Risiko: „Für diese Systeme gelten primär Regelungen rund um die Transparenz.“ Die KBV hat 2019 im Projekt „KBV-Zukunftspraxis“ selbst einen Telefonassistenten in Praxen getestet.
Auch die Hamburger Datenschutzaufsicht schreibt in ihrem Tätigkeitsbericht 2025 über Praxen, die Anrufe mit KI annehmen: „Der Einsatz solcher KI-Telefonassistenten muss nicht zwangsläufig datenschutzrechtlich problematisch sein.“ Sie nennt im selben Absatz aber auch die Bedingungen: Information der Anrufenden, Auftragsverarbeitung, kein Training mit den Daten, Schweigepflicht beim Dienstleister und eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Gibt es Urteile gegen Praxen mit KI am Telefon?
Ein Urteil, ein berufsrechtliches Verfahren oder ein Bußgeld gegen eine Arztpraxis, weil sie ihr Telefon von einer KI annehmen lässt, ist uns nicht bekannt (Stand 3. November 2026).
Es gibt ein Urteil zu einem Chatbot auf einer Website. Das Oberlandesgericht Hamm hat am 12. Mai 2026 ein Unternehmen für ästhetische Behandlungen verurteilt, weil dessen Chatbot den beiden Ärzten dahinter Facharzttitel zuschrieb, die sie nicht haben. Das Gericht rechnete die Antworten dem Betreiber zu; der Chatbot sei „kein ‚Dritter‘ im Sinne des Gesetzes“. Die Revision zum Bundesgerichtshof hat das Gericht zugelassen. Für das Telefon heißt das: Was Ihre KI Anrufenden sagt, müssen Sie sich zurechnen lassen.
Welche Pflichten gelten? Die Übersicht
| Pflicht | Was sie am Telefon bedeutet | Quelle |
|---|---|---|
| KI-Hinweis | Seit dem 2. August 2026 müssen Menschen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, es sei denn, das ist offensichtlich. Die Pflicht trifft den Anbieter des Systems. Prüfen Sie trotzdem, was Ihre Patient:innen hören. Die KBV schreibt: „Telefonassistenten müssen am Anfang des Gesprächs einen Hinweis geben“, etwa „Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent der Praxis. Wie kann ich Ihnen helfen?“ | Art. 50 Abs. 1 und Art. 113 KI-Verordnung; KBV PraxisWissen KI |
| Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) | Der Anbieter verarbeitet Daten in Ihrem Auftrag. Sie schließen mit ihm einen AVV, der auch regelt, welche weiteren Dienstleister er einsetzt. | Art. 28 DSGVO; KBV PraxisWissen KI |
| Schweigepflicht | Sie dürfen dem Anbieter Patientengeheimnisse nur offenbaren, soweit das für seine Mitarbeit erforderlich ist. Sie müssen dafür sorgen, dass er zur Geheimhaltung verpflichtet ist; das gilt auch für seine Unterauftragnehmer. | § 203 Abs. 3 und 4 StGB |
| Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) | Eine schriftliche Prüfung der Risiken vor dem Start. KI, die die Interaktion mit Betroffenen steuert, steht auf der Liste der Datenschutzbehörden, für die eine DSFA vorgeschrieben ist. Die Hamburger Aufsicht hält sie bei KI-Telefonassistenten „in aller Regel“ für nötig. | Art. 35 DSGVO; DSK-Liste Nr. 11; HmbBfDI Tätigkeitsbericht 2025 |
| Information der Anrufenden | Eine Einwilligung ist laut KBV „in der Regel nicht erforderlich“. Sie wird nötig, wenn Daten auch zum Training der KI oder zur Forschung genutzt werden. Informieren müssen Sie in jedem Fall: in der Begrüßung und in Ihren Datenschutzhinweisen. | Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO, § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG; KBV PraxisWissen KI; HmbBfDI |
| Kein Training mit Praxisdaten | Als Auftragsverarbeiter darf der Anbieter die Daten der Anrufenden „nicht ohne Weiteres zu eigenen Zwecken, z.B. zum Training der eigenen KI“ einsetzen. Lassen Sie sich das im AVV bestätigen. | HmbBfDI Tätigkeitsbericht 2025 |
| Aufnahme und Mitschrift | Unbefugte Tonaufnahmen sind strafbar (§ 201 StGB). Dass die KI das Gespräch mitschreibt, müssen Sie nach Datenschutzrecht mitteilen (Art. 13 DSGVO). Sagen Sie beides zu Beginn an. | § 201 StGB; Art. 13 DSGVO |
| Menschen entscheiden | Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung dürfen grundsätzlich nicht allein auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen. Nimmt die KI einen Termin- oder Rezeptwunsch nur auf und Ihr Team entscheidet, ist das etwas anderes, als wenn die KI endgültig ablehnt. | Art. 22 DSGVO; DSK Orientierungshilfe KI |
| Team einweisen | Alle Mitarbeitenden sollten laut KBV die Betriebsanleitung kennen und die nötige KI-Kompetenz haben. | KBV PraxisWissen KI |
Zur Mitwirkung von Menschen ist die Datenschutzkonferenz deutlich: „Eine lediglich formelle Beteiligung eines Menschen“ reicht nicht. Wer KI-Vorschläge nur abnickt, entscheidet nicht wirklich.
Eine KI ändert auch nichts an den Pflichten zur Erreichbarkeit. Patient:innen müssen ihre Praxis in dringenden Fällen erreichen können, auch außerhalb der Sprechstunden, solange kein organisierter Bereitschaftsdienst läuft. Auf die 116117 dürfen Sie nur für die Zeiten verweisen, in denen der ärztliche Bereitschaftsdienst eingerichtet ist. Mehr dazu im Ratgeber Muss eine Arztpraxis telefonisch erreichbar sein?.
Wo liegt die Grenze? Aufnehmen ja, einschätzen nein
Einen Termin- oder Rezeptwunsch aufzunehmen ist Verwaltung. Einzuschätzen, wie dringend Beschwerden sind, ist etwas anderes:
- Ärztliche Beratung findet „im persönlichen Kontakt“ statt. Ausschließlich über Kommunikationsmedien ist sie im Einzelfall erlaubt, wenn das „ärztlich vertretbar“ ist (§ 7 Abs. 4 MBO-Ä). Das betrifft Ärztinnen und Ärzte, keine Software.
- Der Deutsche Ärztetag hat 2025 beschlossen, dass die abschließende Verantwortung für Diagnose, Indikationsstellung und Therapie bei der Ärztin oder dem Arzt bleibt und „nicht an ein KI-System übertragen werden“ darf.
- Die KI-Verordnung zählt Systeme „für die Triage von Patienten bei der Notfallversorgung“ zur Hochrisiko-KI (Anhang III Nr. 5 Buchstabe d). Dafür gelten deutlich strengere Pflichten als für einen Telefonassistenten, der Anliegen aufnimmt.
Für die Praxis heißt das: Lassen Sie Ihre Telefon-KI keine Dringlichkeitsstufen vergeben und niemandem sagen, ob er heute noch kommen soll. Ob ein Anruf ein Notfall ist, sollte nicht von der KI abhängen. Deshalb gehört der Hinweis auf den Notruf 112 an den Anfang des Anrufs, bevor die KI etwas fragt, und außerhalb der Sprechzeiten der Hinweis auf den Bereitschaftsdienst 116117. Die Frage, ob eine konkrete Software als Medizinprodukt gilt, klären Sie mit dem Anbieter.
Was Patient:innen erwarten dürfen
Nicht alle können oder wollen mit einer KI sprechen: Menschen mit Hörproblemen, mit starkem Dialekt, mit wenig Deutsch, oder einfach Menschen, die eine Person erwarten. Der Verbraucherzentrale Bundesverband fordert, dass Anrufende „vorab darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen“, und sagt: „Die Nutzung muss also stets freiwillig sein.“ Das ist eine Forderung, keine gesetzliche Pflicht.
Praktisch ist die Antwort trotzdem klar: Bieten Sie eine Taste oder einen Satz an, der zu Ihrem Team führt oder einen Rückruf auslöst, und sagen Sie das in der Begrüßung.
KI-Dialog, Telefonmenü, Hybrid oder klassisch: die Ansätze im Vergleich
Es gibt vier Arten, das Praxistelefon zu organisieren:
- KI-Dialog: Eine KI führt das ganze Gespräch frei und entscheidet, wohin es geht.
- Telefonmenü: Feste Wege per Taste oder Sprachbefehl, dazu Formulare für Routineanfragen.
- Hybrid: Feste Wege für das, was immer gleich abläuft. KI nur dort, wo sie hilft, etwa beim Verstehen eines frei gesprochenen Anliegens. Das Team gibt frei, bevor etwas passiert.
- Klassisch: Das Team nimmt ab, sonst Anrufbeantworter und Rückruf.
| KI-Dialog | Telefonmenü | Hybrid | Klassisch | |
|---|---|---|---|---|
| Rechtlicher Aufwand | am höchsten: KI-Hinweis, DSFA, Grenze zur Triage | geringer, solange keine KI spricht oder Sprache auswertet | KI-Hinweis und DSFA, aber eine enge Aufgabe | am geringsten; Ansage nach den Regeln der KV |
| Vorhersehbar | gleiche Frage, nicht immer gleiche Antwort | gleiche Eingabe, gleicher Weg | feste Wege; was die KI vorbereitet, prüft das Team | hängt von der Auslastung ab |
| Weg zum Menschen | muss eigens eingebaut sein | per Taste | per Taste oder Satz | direkt, wenn jemand frei ist |
| Typischer Fehler | Missverständnis, falsche Zusage | falsche Taste, Abbruch | Rückfrage beim Team | niemand erreichbar |
| Kosten prüfen | Werden Minuten oder Gespräche extra berechnet? | Pauschale oder nach Nutzung? | Was kostet ein zusätzlicher Anruf? | Personal und Überstunden |
Diese Einordnung ist unsere Bewertung der Ansätze, keine Bewertung einzelner Anbieter. Viele Angebote mischen die Ansätze; fragen Sie im Gespräch, welcher Teil wann greift.
Wofür ist KI am Telefon wirklich gut?
KI am Telefon hilft dort, wo feste Wege nicht reichen. Dabei gibt es zwei Arten von Aufgaben mit unterschiedlichem Risiko:
KI wertet das Gesagte danach aus. Anrufende schildern ihr Anliegen, die KI arbeitet erst mit der Mitschrift. Typisch dafür sind:
- Rezeptbestellungen: Medikamentennamen und Geburtsdaten aus der Mitschrift in Felder übertragen
- Anliegen verstehen, die jemand in eigenen Worten schildert, statt Tasten zu drücken
- Nachrichten außerhalb der Sprechzeiten aufnehmen und zusammenfassen
Das Risiko ist hier geringer. Die KI muss im Gespräch nichts entscheiden, und alles, was sie vorbereitet, kann Ihr Team prüfen, bevor etwas passiert. Spracherkennung kann sich zwar verhören, aber der Fehler fällt bei der Prüfung auf.
KI führt das Gespräch selbst. Bei der Terminvergabe gibt es viele Möglichkeiten: Grund des Termins, freie Zeiten, Ärztin oder Arzt, Standort. Die KI muss sie mit Anrufenden im Gespräch abstimmen und noch während des Anrufs entscheiden, was sie anbietet und zusagt. Das ist anspruchsvoller und riskanter: Ein Missverständnis wird zur falschen Zusage, bevor jemand aus dem Team sie gesehen hat. Legen Sie deshalb genau fest, was die KI selbst zusagen darf, etwa nur freie Zeiten nach den Terminregeln Ihrer Praxis, und wann sie an Ihr Team übergibt.
Dass KI am Telefon im Alltag ankommt, zeigt ein Modellprojekt in Rheinland-Pfalz: Sechs der sieben beteiligten Hausarztpraxen haben sich entschieden, die KI-Telefonassistenz über das Projekt hinaus zu nutzen. Die Frage ist also nicht, ob KI ans Telefon gehört, sondern für welche Aufgaben.
Was ein Telefonassistent leisten muss und welche Preismodelle es gibt, steht in KI-Telefonassistent in der Arztpraxis.
Checkliste vor dem Start
- KI-Hinweis: Lassen Sie sich die Begrüßung vorspielen. Sagt sie gleich zu Beginn, dass eine KI spricht?
- Notruf und Bereitschaftsdienst: Hören Anrufende den Hinweis auf die 112, bevor die KI etwas fragt, und außerhalb der Sprechzeiten den auf die 116117?
- Aufnahme und Mitschrift werden zu Beginn angesagt.
- AVV mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit, auch für Unterauftragnehmer.
- DSFA vor dem Start; fragen Sie den Anbieter nach den Unterlagen dafür.
- Kein Training mit den Gesprächen Ihrer Praxis, schriftlich im AVV.
- Keine medizinische Einschätzung und keine Dringlichkeitsstufen durch die KI.
- Weg zum Menschen per Taste oder Satz, oder ein zugesagter Rückruf.
- Keine endgültigen Absagen durch die KI. Ihr Team entscheidet.
- Datenschutzhinweise der Praxis ergänzen, Aushang im Wartezimmer.
- Team einweisen: Betriebsanleitung, Grenzen des Systems, wer prüft was.
Formulierungen für Ansagen außerhalb der Sprechzeiten finden Sie im Ratgeber Ansagetext für die Arztpraxis.
Wie atmOS Health das löst
Mit atmOS Health bestimmen Sie, wie Ihr Telefon arbeitet. Das Telefonmenü stellen Sie vollständig selbst ein: feste Wege per Taste für alles, was immer gleich abläuft, und KI dort, wo sie wirklich hilft. Die KI kann das Gespräch mit Anrufenden führen oder erst danach mit der Mitschrift arbeiten, etwa bei Rezept- und Terminwünschen. So wählen Sie für jede Aufgabe den Weg mit dem Risiko, das zu Ihrer Praxis passt.
Jeder Anruf landet als Vorgang im Posteingang. Ilka bereitet vor, Ihr Team entscheidet. Die finale Entscheidung in medizinischen Fragen trifft immer die Ärztin oder der Arzt. Automatisch nur, wo Sie es festlegen. atmOS Health bringt eine Ansage mit, die zu Beginn des Anrufs auf die KI-Assistentin und auf den Notruf 112 und den Bereitschaftsdienst 116117 hinweist.
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Ihre Telefonanlage bleibt. atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. Mehr auf der Seite Preise. Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.
Häufige Fragen
Muss die KI sagen, dass sie eine KI ist?
Ja, es sei denn, es ist offensichtlich, und am Telefon ist es das selten. Seit dem 2. August 2026 verlangt das Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung. Die KBV empfiehlt einen Satz gleich zu Beginn, etwa „Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent der Praxis. Wie kann ich Ihnen helfen?“
Brauche ich eine Einwilligung der Anrufenden?
Laut KBV in der Regel nicht, solange die Daten nur für die Versorgung genutzt werden. Sie müssen aber informieren. Eine Einwilligung brauchen Sie, wenn Gespräche auch zum Training einer KI oder zur Forschung genutzt werden. Ob für eine Aufnahme die Ansage reicht, klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten.
Brauche ich eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
In aller Regel ja. KI, die das Gespräch mit Betroffenen steuert, steht auf der Liste der Datenschutzbehörden, und die Hamburger Aufsicht hält eine DSFA bei KI-Telefonassistenten „in aller Regel“ für nötig. Fragen Sie Ihren Anbieter nach den Unterlagen und Ihre Datenschutzbeauftragte nach der Prüfung.
Darf die KI sagen, ob jemand heute noch kommen soll?
Nein. Das ist eine medizinische Einschätzung, und die trifft Ihr Team. Die KI nimmt das Anliegen auf. Der Hinweis auf den Notruf 112 kommt zu Beginn des Anrufs, außerhalb der Sprechzeiten auch der auf den Bereitschaftsdienst 116117.
Quellen
Gelesen am 3. November 2026. Fragen Sie im Einzelfall Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihre Ärztekammer oder Ihre Kassenärztliche Vereinigung.
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50, Art. 113, Anhang III
- KBV: PraxisWissen „Künstliche Intelligenz“, Stand Dezember 2025 (PDF)
- Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit: 34. Tätigkeitsbericht Datenschutz 2025, Kap. IV 6
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“, 6. Mai 2024 (PDF)
- Datenschutzkonferenz: Liste der Verarbeitungstätigkeiten, für die eine DSFA durchzuführen ist, Version 1.1 (PDF)
- Art. 9 DSGVO, Art. 13 DSGVO, Art. 22 DSGVO, Art. 28 DSGVO, Art. 35 DSGVO
- § 203 StGB, § 201 StGB, § 22 BDSG
- Unternehmensstrafrecht.de: KI-Transkription und § 201 StGB
- Brandi Rechtsanwälte: Die Transkription von Online-Meetings
- Bundesärztekammer: (Muster-)Berufsordnung, § 7 Abs. 4 (PDF)
- KVB: Merkblatt „Vertragsärztliche Präsenzpflicht“, 12.12.2025 (PDF)
- Justiz NRW: Oberlandesgericht Hamm, Urteil vom 12. Mai 2026, Az. 4 UKl 3/25
- Deutsches Ärzteblatt: Diskussion um KI-Assistenten in Arztpraxen, 28.08.2025
- Deutsches Ärzteblatt: Ärztetagsbeschluss, keine automatisierte Entscheidung durch Künstliche Intelligenz, 2025
- Deutsches Ärzteblatt: KBV bringt smarten Telefonassistenten als Pilotprojekt in die Praxen, 06.09.2019
- AOK Rheinland-Pfalz/Saarland: Pressemitteilung zum Projekt HÄPPI und zur KI-Telefonassistenz, 27.02.2026
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Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung; er gibt den Stand vom 3. November 2026 wieder. Für Ihre Praxis verbindlich sind die Vorgaben Ihrer KV und Ihrer Ärztekammer; im Einzelfall hilft eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt. Fehler gefunden? Schreiben Sie uns an support@atmos.build.
