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Ratgeber11 Min. Lesezeit

Rezeptbestellung in der Arztpraxis: Wege, Datenschutz, Ablauf

Rezeptbestellungen kommen per Telefon, E-Mail und Formular. Warum eine einfache E-Mail oder ein Kontaktformular riskant ist, welche Wege besser sind und wie ein Ablauf für alle Kanäle aussieht.

Von Philipp von BachmannAktualisiert am

Eine Rezeptbestellung als Vorgang im Posteingang von atmOS Health, vorbereitet für die Freigabe durch das Team. Demo-Praxis mit Testdaten.

Rezeptbestellungen per E-Mail oder einfachem Kontaktformular sind bequem, aber die schwächste Lösung: Die Praxis weiß nicht sicher, wer bestellt, bei einer normalen E-Mail können laut KBV wie bei einer Postkarte Dritte mitlesen, und jede Bestellung wird von Hand in die Praxissoftware übertragen. Besser sind Wege, bei denen Patient:innen erkannt werden und die Bestellung vollständig beim Team ankommt.

Für die Rezeptbestellung in der Arztpraxis heißt das: Legen Sie fest, über welche Wege Bestellungen kommen dürfen, welche Angaben jede Bestellung braucht, was vor dem Ausstellen geprüft wird und wie Ihr Team alle Kanäle gleich bearbeitet.

Über welche Wege Rezeptbestellungen kommen

Die Tabelle zeigt die üblichen Wege, was die Praxis über die bestellende Person weiß und wo die Bestellung ankommt.

WegWer bestellt?Wo kommt es an?Aufwand für die Praxis
Telefon, Anrufbeantworter (Ansagetext)Stimme, Rückfrage möglichbeim Team, mitgeschriebenLeitung belegt, Abtippen
E-Mail oder Kontaktformular, das eine E-Mail schicktunbekanntim E-Mail-PostfachAbtippen, Rückfragen, Datenschutz offen
Verschlüsselte E-Mail mit vereinbartem Passwortbekannt, wenn vereinbartim E-Mail-Postfachfür Patient:innen umständlich, Abtippen
Fax (etwa von Pflegeheimen)Absender-Nummerauf Papier oder in einem weiteren EingangAbtippen
Online-Formular oder Patientenportal mit Konto, auf Einladung der Praxisangemeldete Patient:inin einer eigenen Oberfläche oder im Posteingangein weiteres Werkzeug, wenn es nicht im Posteingang landet
TI-Messenger in der ePAin der ePA angemeldetim TI-Messenger der PraxisPraxis braucht einen TI-Messenger; für Praxen freiwillig
Telefonmenü oder KI-TelefonassistentName und Geburtsdatum, Abgleich mit der Praxissoftware möglichals Vorgangwenig, wenn es im Posteingang landet
Praxis-Posteingang für alle Wegeje nach Kanal, Patientendaten aus der Praxissoftware danebenan einem OrtFreigabe statt Abtippen

Die meisten Praxen werden mehrere Wege anbieten müssen. Entscheidend ist, dass alle Bestellungen an einem Ort ankommen und nach demselben Ablauf bearbeitet werden.

Rezeptbestellung per E-Mail oder Kontaktformular: was dagegen spricht

Eine E-Mail-Adresse oder ein einfaches Kontaktformular ist schnell eingerichtet. Für Rezeptbestellungen hat es fünf Schwächen: Die Praxis weiß nicht, wer schreibt, Gesundheitsdaten sind schlecht geschützt, Angaben fehlen, das Team tippt alles ab, und Patient:innen erfahren nicht, ob ihre Bestellung angekommen ist.

Wer bestellt da?

In eine E-Mail oder ein Formular kann jede Person einen beliebigen Namen und ein Geburtsdatum schreiben. Die Praxis sieht eine Adresse, keine Person. Wer auf eine solche Nachricht antwortet, gibt womöglich Medikamente oder Befunde an Fremde heraus.

Stiftung Warentest hat das 2016 ausprobiert und zehn E-Mail-Anfragen an Hausarztpraxen geschickt, meist von neu angelegten, unpersönlichen Adressen. Vier der zehn Antworten beanstandeten die Tester: Praxen nannten etwa ein verordnetes Medikament oder schickten Blutwerte, einmal sogar das komplette Laborblatt.

Gesundheitsdaten wie auf einer Postkarte

Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt, und für Ärztinnen und Ärzte gilt die Schweigepflicht nach § 203 StGB. Eine normale E-Mail passt dazu schlecht: Die KBV nennt E-Mails keinen sicheren Weg für vertrauliche Daten und vergleicht sie mit einer Postkarte, bei der Dritte mitlesen können.

Für Formulare auf der eigenen Website ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht deutlich. Ein Austausch per E-Mail oder Kontaktformular ist danach möglich, wenn neben der gesicherten Verbindung („https“) auch eine Verschlüsselung der Nachricht selbst angeboten wird, also so verschickt, dass nur die Praxis sie lesen kann. Die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden verlangt von jedem, der solche Daten gezielt per E-Mail annimmt, auch verschlüsselte Nachrichten empfangen zu können, wenn das Risiko hoch ist. Die ärztliche Schweigepflicht kann nach ihrer Auffassung ein Hinweis auf ein solches Risiko sein.

Freitext statt Pflichtangaben

In einer freien E-Mail fehlt oft, was die Praxis braucht: das Geburtsdatum, die Wirkstärke, die Packungsgröße. Dann muss jemand zurückrufen oder zurückschreiben, bevor das Rezept ausgestellt werden kann. Welche Angaben eine Bestellung braucht, steht im Abschnitt Welche Angaben eine Rezeptbestellung braucht.

Abtippen und Nachschlagen

Die E-Mail landet im Postfach, nicht in der Praxissoftware. Jemand im Team liest sie, sucht die Patient:in, öffnet den Medikationsplan, prüft und überträgt die Bestellung von Hand. Jeder dieser Schritte kostet Zeit, und bei jedem kann ein Fehler passieren, etwa bei Medikament oder Wirkstärke.

Spam und keine Rückmeldung

Offene Formulare ziehen automatisierte Spam-Einträge an, und das Team muss sie von echten Bestellungen trennen. Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV, die die Anforderungen an die IT-Sicherheit der Praxen verbindlich regelt, verlangt von Praxen, die selbst einen Webdienst anbieten, ihn vor unberechtigter automatisierter Nutzung zu schützen.

Dazu kommt: Patient:innen wissen nach dem Absenden nicht, ob ihre Bestellung angekommen ist und wann das Rezept fertig ist. Wer unsicher ist, ruft an. Die gematik empfiehlt Praxen, Patient:innen bei angeforderten Folgerezepten zu sagen, wann das E-Rezept signiert wird, denn erst danach lässt es sich einlösen.

Welche Wege besser sind

Online zu bestellen ist sinnvoll. Folgerezepte können innerhalb eines Quartals ohne Besuch in der Praxis über die Gesundheitskarte oder eine E-Rezept-App bereitgestellt werden, wenn die Karte im Quartal schon einmal in der Praxis eingelesen wurde. Besser als E-Mail sind Wege, bei denen Patient:innen angemeldet sind oder erkannt werden und die Bestellung mit allen Pflichtangaben dort ankommt, wo Ihr Team arbeitet: ein Online-Formular oder Portal mit Konto, der TI-Messenger, über den Versicherte seit Juli 2025 aus der ePA mit Praxen schreiben können, oder ein Telefonmenü, das Rezeptwünsche aufnimmt.

Einige Anbieter haben Rezeptanfragen in ihre Apps für Patient:innen eingebaut (nach eigenen Angaben, Stand: 3. November 2026). In der Doctolib App können Patient:innen über die Funktionen „Videosprechstunde“ und „Patientenanfragen“ Folgerezepte bei ihrer Praxis anfragen. In der App von gesund.de können sich Patient:innen nach eigenen Angaben mit ihrer Arztpraxis verbinden und Folgerezepte beantragen. Für Ihre Praxis heißt das: Patient:innen können auf diesem Weg nur bestellen, wenn Sie den jeweiligen Dienst nutzen.

Je mehr Wege Sie anbieten, desto wichtiger ist, dass sie alle an einem Ort ankommen. Wie ein Posteingang für alle Wege aussieht, beschreibt der Ratgeber Online-Rezeption für die Arztpraxis; was ein Telefonassistent leisten muss, steht im Ratgeber KI-Telefonassistent in der Arztpraxis. Ob Ihre Patient:innen überhaupt online bestellen wollen, zeigen die Umfragen im Ratgeber Digitale Patientenkommunikation.

Was Sie bei einem Bestellweg prüfen sollten

Diese Fragen helfen bei jedem Weg und jedem Anbieter:

  1. Wird die Patient:in erkannt, bevor etwas herausgeht?
  2. Sind Name, Geburtsdatum und Medikament mit Wirkstärke Pflicht?
  3. Ist die Übertragung verschlüsselt, auch die Nachricht selbst?
  4. Landet die Bestellung dort, wo Ihr Team arbeitet, oder in einem weiteren Postfach?
  5. Bekommt die Patient:in eine Bestätigung, dass die Bestellung angekommen ist?
  6. Wer gibt frei, bevor etwas in die Praxissoftware geschrieben wird?
  7. Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)?

Welche Angaben eine Rezeptbestellung braucht

Legen Sie fest, was in jeder Bestellung stehen muss, und fragen Sie es auf jedem Weg gleich ab:

  • Vor- und Nachname
  • Geburtsdatum
  • Medikament mit Wirkstärke, etwa „Ramipril 5 mg“
  • Packungsgröße oder Menge, falls bekannt
  • Wie das Rezept abgeholt wird: in der Praxis, als eRezept auf der Versichertenkarte oder per App
  • Rückrufnummer für Rückfragen

Was vor dem Ausstellen geprüft wird

Welche Prüfungen gelten, legt Ihre Praxis fest. Häufig sind diese:

  1. Steht das Medikament im Medikationsplan, und ist es ärztlich freigegeben? Neue oder geänderte Medikamente brauchen ein Gespräch mit der Ärztin oder dem Arzt.
  2. Ist die Versichertenkarte im laufenden Quartal eingelesen? Viele Praxen stellen Folgerezepte erst aus, wenn die Karte im Quartal vorliegt.
  3. Ist das Rezept schon fällig? Wann wurde zuletzt verordnet, und reicht die letzte Packung noch?
  4. Steht eine Kontrolle an? Etwa eine Blutuntersuchung, bevor weiter verordnet wird.

Fehlt etwas, sollte die Bestellung nicht liegen bleiben, sondern mit einer klaren Rückfrage an die Patient:in zurückgehen.

Ein Ablauf für alle Kanäle

  1. Annehmen: Die Bestellung kommt herein, egal auf welchem Weg, und wird als Vorgang angelegt.
  2. Zuordnen: Die Patient:in wird in der Praxissoftware gefunden, an Name und Geburtsdatum.
  3. Prüfen: Medikationsplan, Quartal, Fälligkeit. Was fehlt, wird notiert.
  4. Freigeben: Eine berechtigte Person aus dem Team gibt das Rezept frei oder fragt nach.
  5. Ausstellen und Bescheid geben: Das Rezept wird ausgestellt, die Patient:in erfährt, wann und wie sie es bekommt.

Mit dem eRezept fällt der Weg zur Abholung für gesetzlich Versicherte oft weg: Eingelöst wird es mit der Versichertenkarte in der Apotheke, mit einer E-Rezept-App oder per CardLink über die App einer Apotheke. Das Abholen bleibt für Papierrezepte und Ausdrucke.

Textvorlage für Ihre Patient:innen

Wenn Sie einen neuen Weg für Rezeptbestellungen einführen, sagen Sie es Ihren Patient:innen an einer Stelle, die sie sehen: Website, Aushang, Ansage. Zum Beispiel:

Folgerezepte bestellen Sie am einfachsten über unser Online-Formular oder am Telefon in unserem Telefonmenü. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum und das Medikament mit Wirkstärke. Bitte schicken Sie Rezeptwünsche nicht per E-Mail. Bestellungen, die bis 12 Uhr eingehen, sind in der Regel am nächsten Werktag fertig. Neue Medikamente besprechen Sie bitte in der Sprechstunde.

Passen Sie Uhrzeit und Bearbeitungszeit an Ihre Praxis an, und versprechen Sie nur, was Ihr Team halten kann.

Rezeptbestellungen in atmOS Health

Rezeptbestellungen kommen über viele Wege. In atmOS Health landen sie zusammen: Ein Posteingang für die ganze Praxis. Anrufe, E-Mails, Faxe, Scans, Chat und Formulare landen als Vorgänge an einem Ort. Das Team sieht, was wartet und wer sich kümmert. Und jede Rezeptbestellung durchläuft denselben festen Ablauf, egal ob sie per Telefon, Formular, E-Mail oder Fax kam.

Am Telefon gilt: Ilka nimmt Anrufe parallel an, auch mehrere gleichzeitig. Mit der Telefonanbindung ist sie rund um die Uhr erreichbar, und jeder Anruf landet als Vorgang im Posteingang. Die KI kann das Gespräch mit Anrufenden führen oder erst danach mit der Mitschrift arbeiten, etwa bei Rezept- und Terminwünschen.

Ilka bereitet vor, Ihr Team entscheidet. atmOS Health bindet Ihre Praxissoftware an, egal von welchem Hersteller. Geschrieben wird erst nach Ihrer Freigabe. Verschlüsselt übertragen und protokolliert. Die AVV schicken wir Ihnen auf Anfrage.

atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. (Preise). Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.

Häufige Fragen

Darf eine Arztpraxis Rezeptbestellungen per E-Mail annehmen?

Ja, wenn die Daten angemessen geschützt sind. Eine normale E-Mail reicht dafür nach Auffassung der Datenschutzaufsicht nicht: Wer Gesundheitsdaten gezielt per E-Mail annimmt, soll auch verschlüsselte Nachrichten empfangen können. Für den umgekehrten Weg sagt die KBV: Schickt die Praxis vertrauliche Daten wie Befunde oder Arztbriefe per E-Mail an Patient:innen, ist der Inhalt zusätzlich zu verschlüsseln.

Reicht ein Kontaktformular mit „https“?

Nach Auffassung des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht nicht. Ein Austausch per Kontaktformular ist danach möglich, wenn neben der gesicherten Verbindung auch eine Verschlüsselung der Nachricht selbst angeboten wird.

Was tun, wenn Patient:innen unbedingt unverschlüsselt mailen möchten?

Das ist laut einem Praxistipp der Datenschutzaufsicht Rheinland-Pfalz möglich, wenn Sie über die Risiken aufklären, einen sichereren Weg anbieten, etwa Telefon, Post oder eine verschlüsselte E-Mail, und die Patient:in ausdrücklich und freiwillig zustimmt. Aufklärung und Alternative müssen Sie nachweisen können; empfohlen wird eine schriftliche Bestätigung.

Bekommen Patient:innen ein Folgerezept ohne Praxisbesuch?

Ja, wenn die Gesundheitskarte im selben Quartal schon einmal in der Praxis eingelesen wurde. Danach kann das Folgerezept etwa telefonisch angefordert und nach der Signatur mit der Gesundheitskarte oder der E-Rezept-App eingelöst werden. Ob ein Folgerezept ohne Gespräch ausgestellt wird, entscheidet die Ärztin oder der Arzt.

Was kostet atmOS Health?

Ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. Mehr auf der Seite Preise.

Quellen

Gelesen am 3. November 2026.

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Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung; er gibt den Stand vom 3. November 2026 wieder. Für Ihre Praxis verbindlich sind die Vorgaben Ihrer KV und Ihrer Ärztekammer; im Einzelfall hilft eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt. Fehler gefunden? Schreiben Sie uns an support@atmos.build.

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