Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die Website atmos-health.de mit Dokumentation und Statusseite, für die Konten von Praxis- und Partnermitarbeitenden in der App und für Vertrag und Abrechnung. Für Patient:innen, die ein Formular oder das Patientenportal einer Praxis nutzen, gibt es eine eigene Datenschutzinformation.

1. Wer verantwortlich istLink kopieren

atmOS GmbH, Aichelberger Straße 12, 73271 Holzmaden, E-Mail hello@atmos.build. Weitere Angaben im Impressum.

Datenschutzbeauftragte:r: Philipp von Bachmann, privacy@atmos.build.

2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und AuftragsverarbeiterLink kopieren

• Verantwortlicher sind wir für die Website, für Konten und Anmeldung, für Vertrag, Abrechnung und Support sowie für den sicheren Betrieb des Dienstes. Darum geht es in dieser Erklärung.
• Auftragsverarbeiter sind wir für alles, was eine Praxis mit atmOS Health verarbeitet: Vorgänge, Nachrichten, Anrufe, Formulare, Patientendaten, und was Mitglieder in der Praxis tun (zum Beispiel das Audit-Log der Praxis). Verantwortlich ist dann die Praxis. Wir verarbeiten diese Daten nur nach ihren Weisungen auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Fragen dazu richten Sie bitte an die Praxis.

3. Website, Dokumentation und StatusseiteLink kopieren

Was wir verarbeiten: Beim Aufruf übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser und Betriebssystem. Wir brauchen sie, um die Website auszuliefern. Die Website liefert Cloudflare, Inc. (USA) als unser Auftragsverarbeiter über sein Netz von Rechenzentren aus; dabei schützt Cloudflare sie auch vor Angriffen. Die Formulare (Warteliste, Anfrage zu Ihrer Praxissoftware) beantwortet ein Programm bei Cloudflare, dessen Aufrufe protokolliert werden (Zeitpunkt, Adresse, Ergebnis), um Fehler zu erkennen. Die Warteliste speichert Cloudflare in einer Datenbank im EU-Rechtsraum. Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-U.S. Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und stabile Betrieb.

Speicherdauer: Die Protokolle der Formulare löscht Cloudflare nach spätestens 7 Tagen.

Webanalyse nur mit Einwilligung: Beim ersten Besuch fragen wir, ob wir messen dürfen, wie die Website genutzt wird. Ohne Ihre Zustimmung lädt nichts davon, und es wird nichts in Ihrem Browser gespeichert. Stimmen Sie zu, erfasst PostHog Seitenaufrufe (Adresse, Referrer, Zeitpunkt, Gerätetyp, Browser, Bildschirmgröße, ungefährer Ort aus der IP-Adresse, die PostHog danach nicht speichert), Klicks, auch als Heatmap, und eine Aufzeichnung der Sitzung, in der alle Eingaben in Formularfeldern unkenntlich sind. Dafür speichert PostHog eine zufällige Kennung als Cookie und im lokalen Speicher (ph_…, ein Jahr). Wir nutzen das, um zu verstehen, welche Inhalte gelesen werden und wo die Seite verbessert werden muss; Werbung und Profile über mehrere Websites gibt es nicht. Empfänger ist PostHog Inc. (USA) als unser Auftragsverarbeiter; die Daten liegen in der EU-Cloud in Frankfurt am Main. Für etwaige Zugriffe aus den USA gelten Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO). Die Daten löschen wir spätestens nach 12 Monaten.

Rechtsgrundlage und Widerruf: Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie widerrufen sie jederzeit über Datenschutz-Einstellungen im Fuß jeder Seite; die Messung stoppt dann sofort und die gespeicherte Kennung wird gelöscht. Ihre Entscheidung selbst merken wir uns im lokalen Speicher (ah_analytics), solange Sie sie nicht ändern (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sendet Ihr Browser das Signal „Global Privacy Control“, werten wir das als Ablehnung.

Sonst keine Dritten: Die Website nutzt keine Werbedienste und keine Social-Media-Plugins. Schriften liegen auf unserem Server. Die Statusseite zeigt nur den Zustand unseres Dienstes und verarbeitet keine Daten über Sie.

Prompt kopieren: Der Knopf „Prompt kopieren“ legt einen Text in Ihre Zwischenablage. Er überträgt nichts an uns.

Warteliste: Tragen Sie sich in die Warteliste ein, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt und ob Sie zusätzlich gelegentliche Neuigkeiten zu atmOS Health erhalten möchten. Danach schicken wir Ihnen einen Bestätigungslink (Double-Opt-in). Erst mit der Bestätigung informieren wir Sie, sobald atmOS Health für Ihre Praxis bereitsteht, und nur wenn Sie es angekreuzt haben, auch über Neuigkeiten. Unbestätigte Adressen löschen wir nach 30 Tagen. Die E-Mails versendet Twilio SendGrid (Twilio Inc., USA) als unser Auftragsverarbeiter; die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-U.S. Data Privacy Framework. Öffnungs- und Klickverfolgung sind abgeschaltet.

Rechtsgrundlage und Widerruf: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie widerrufen sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an hello@atmos.build; wir löschen den Eintrag dann. Spätestens zwölf Monate nach dem Start löschen wir die Warteliste, Adressen mit Einwilligung in Neuigkeiten bis zu deren Widerruf ausgenommen.

Anfrage zu Ihrer Praxissoftware: Fragen Sie unter der Liste der Praxissoftware nach einer Anbindung, schicken wir den Namen der Praxissoftware und Ihre E-Mail-Adresse per E-Mail an uns (Versand über Twilio SendGrid, wie oben), um Ihnen zu antworten. Auf der Website wird nichts gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihre Anfrage); wir löschen die E-Mail, wenn sie beantwortet ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Demo: Wenn Sie die Demo öffnen, legen wir für Sie eine Testpraxis mit erfundenen Daten an und melden Sie darin an. Sie wird nach 72 Stunden mit allen Eingaben gelöscht. Nachrichten aus der Demo werden nicht versendet. Bitte geben Sie in der Demo keine echten Patientendaten ein.

4. Konto und AnmeldungLink kopieren

Was wir verarbeiten:

• E-Mail-Adresse, Name, optional Telefonnummer;
• Anmeldeverfahren: öffentlicher Schlüssel Ihres Passkeys, verschlüsselt gespeichertes Geheimnis der Authentifizierungs-App und Backup-Codes; wir speichern kein Passwort;
• Sitzungen: Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung, damit Sie Ihre angemeldeten Geräte sehen und abmelden können;
• bei Anmeldung über Google, Microsoft oder Apple: Name, E-Mail-Adresse und Kennung, die der Anbieter übermittelt;
• Mitgliedschaften in Praxen oder bei einem Servicepartner, Rolle, Zwei-Faktor-Status;
• Zustimmung zu AGB, AVV, Partner-AGB und dieser Erklärung: Fassung, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung.

Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung des Dienstes nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Schutz vor Missbrauch und Nachweis der Zustimmungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anmeldecodes und Links senden wir per E-Mail über unseren E-Mail-Dienstleister. Sie gelten 5 Minuten.

Speicherdauer: Sitzungen enden nach 7 Tagen ohne Nutzung. Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen. Besteht keine aktive Mitgliedschaft in einer Praxis mehr (etwa weil die Praxis Sie entfernt oder ihre Daten gelöscht hat), löschen wir das Konto mit der Anmeldung spätestens 90 Tage danach. Nachweise über Zustimmungen bewahren wir für die Dauer des Vertrags und drei Jahre darüber hinaus auf (regelmäßige Verjährung, § 195 BGB).

5. Cookies und Speicher im Browser der AppLink kopieren

Die App verwendet nur Cookies und Browserspeicher, die für die Anmeldung, die gewählte Darstellung und Ihre Entscheidungen unbedingt erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig, und es gibt keine Tracking-Cookies.

Über eine sichere Verbindung tragen die Anmelde-Cookies den Vorsatz __Secure-.

6. BenachrichtigungenLink kopieren

Schalten Sie Browser-Benachrichtigungen ein, speichern wir die Zieladresse, die Ihr Browser dafür erzeugt. Die Nachricht läuft über den Dienst Ihres Browserherstellers (zum Beispiel Google, Mozilla, Apple oder Microsoft), teils in den USA. Sie enthält nur einen allgemeinen Titel und eine Vorgangsnummer, keine Patientendaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können Benachrichtigungen jederzeit im Browser oder in der App abschalten; wir löschen die Zieladresse dann.

7. Vertrag, Abrechnung und ZahlungLink kopieren

Was wir verarbeiten: Praxis- oder Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail für Rechnungen, Anzahl der Vollzeitäquivalente, gebuchte Module, Verbrauch (zum Beispiel Telefonminuten, versendete Nachrichten, KI-Einordnungen als Zahlen), Rechnungen und Zahlungsdaten.

Dienstleister: Tarife, Kontingente und Verbrauch verwaltet Autumn (USA) für uns. Zahlungen wickelt Stripe Payments Europe, Limited (Dublin) ab; Kartendaten gibt es nur bei Stripe. Beide erhalten keine Patientendaten. Übermittlungen in die USA stützen sich auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und, soweit der Empfänger zertifiziert ist, auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45, 46 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Speicherdauer: Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB acht bis zehn Jahre auf, sonstige Vertragsdaten bis drei Jahre nach Vertragsende.

8. Betrieb, Sicherheit und NutzungsstatistikLink kopieren

• Protokolle und Überwachung: Für Fehlersuche, Sicherheit und Verfügbarkeit erfassen wir technische Daten wie Zeitpunkt, Anfrage, Antwortzeit, Fehler und Kennungen von Konto und Praxis, ohne Inhalte von Vorgängen. Link-Codes, Patientenkennungen und Suchbegriffe entfernen wir aus den protokollierten Adressen, Fehlertexte anderer Systeme werden um zitierte Werte, Adressen und Nummern bereinigt. Die Serverprotokolle der App löschen wir nach 7 Tagen. Fehler- und Betriebsüberwachung (Sentry) betreiben wir selbst auf unseren eigenen Servern; die Überwachungsdaten gehen an keinen Dritten und werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
• Funktionsfreischaltung: Neue Funktionen schalten wir schrittweise frei. Dafür übermitteln wir pseudonyme Kennungen von Mitglied und Praxis sowie die Rolle an PostHog (EU-Cloud in Frankfurt am Main).
• Nutzungsstatistik in der App: Um die App zu verbessern, zählen wir einige wenige Ereignisse, etwa welche Ansicht geöffnet, ob eine Antwort gesendet oder ein Export gestartet wurde. Gesendet werden nur der Name des Ereignisses, pseudonyme Kennungen von Mitglied und Praxis und Zahlen oder feste Werte, keine Texte, Adressen, Seitentitel oder Patientendaten. Es gibt keine Bildschirmaufzeichnung und keine Auswertung von Klicks. Was gesendet werden darf, ist fest aufgezählt; alle anderen Angaben, die die Statistik-Software sonst erfasst (etwa Seitenadresse, Bildschirmgröße, Browser), werden vor dem Senden entfernt. Die Statistik setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät; sie läuft nur im Arbeitsspeicher, solange die App geöffnet ist. Beim Abmelden und beim Wechsel der Praxis wird die Kennung verworfen. Empfänger ist PostHog (EU-Cloud). Sie können sie in der App unter Einstellungen → Datenschutz mit dem Schalter Nutzungsstatistik für diesen Browser abschalten; sendet Ihr Browser das Signal „Global Privacy Control“ oder „Do Not Track“, bleibt sie aus. Das Patientenportal und die Formulare enthalten keine Statistik.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, verfügbarer und kontrolliert weiterentwickelter Dienst. Der Nutzungsstatistik können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), am einfachsten mit dem Schalter in den Einstellungen.

9. Support und KontaktLink kopieren

Schreiben Sie uns, verarbeiten wir Ihre Angaben, um die Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Wir löschen die Korrespondenz drei Jahre nach Abschluss, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht. Auf Daten einer Praxis greifen wir für Support nur mit deren Freigabe zu (siehe AVV, § 11).

10. Empfänger und HostingLink kopieren

Die Server der App stehen in Rechenzentren der IONOS SE in Deutschland; die Website liefert Cloudflare aus (Abschnitt 3). Darüber hinaus erhalten Daten nur die in dieser Erklärung genannten Dienstleister, und Dritte nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

11. KI und automatisierte EntscheidungenLink kopieren

atmOS Health nutzt KI, um Vorgänge einzuordnen, zusammenzufassen und Antworten vorzubereiten. Das geschieht im Auftrag der Praxis. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO trifft atmOS Health nicht. Was in die Praxissoftware geschrieben wird, gibt ein Mensch frei, soweit die Praxis für einzelne Aktionen nicht selbst eine automatische Ausführung nach ihren Regeln festgelegt hat. Wo Patient:innen mit einer KI sprechen oder schreiben, wird das vorher angekündigt.

12. Ihre RechteLink kopieren

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie dazu an privacy@atmos.build.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart.

13. Pflicht zur BereitstellungLink kopieren

Ohne E-Mail-Adresse können wir kein Konto anlegen, ohne Vertragsdaten keinen Vertrag schließen. Weitere Angaben sind freiwillig.

14. ÄnderungenLink kopieren

Ändert sich diese Erklärung, veröffentlichen wir die neue Fassung hier mit Datum. Praxisleitungen bestätigen neue Fassungen in der App.