Nicht eingehaltene Termine in der Arztpraxis: vermeiden, nachbesetzen, Texte und Ausfallhonorar

Nicht eingehaltene Termine verhindern Praxen am besten vor dem Termin: mit einer Erinnerung auf dem Weg, den die Patient:in liest, dem Termin im eigenen Kalender und einer Absage ohne Warteschleife. Frei gewordene Termine vergibt eine Nachrückliste neu. Ein Ausfallhonorar ist nur unter engen Bedingungen möglich, und die Krankenkasse zahlt es nicht.

Dieser Ratgeber zeigt die Zahlen, die drei Hebel gegen leere Termine, wie Sie eine Lücke schnell wieder füllen, Texte zum Kopieren und was beim Ausfallhonorar rechtlich gilt.

Wie viele Termine platzen?Link kopieren

Wie viele Termine ausfallen, hängt stark davon ab, wer zählt und welche Termine. Für Deutschland gibt es eine aktuelle Zahl aus den Terminservicestellen (TSS) der Kassenärztlichen Vereinigungen.

Die TSS-Zahl ist wohl zu niedrig, weil Praxen nicht jeden ausgefallenen Termin in der Terminsoftware erfassen. Die internationale Zahl mischt viele Länder und Fachgebiete. Für Ihre Praxis zählt deshalb Ihre eigene Zahl: Zählen Sie vier Wochen lang mit, wie viele Termine ohne Absage ausgefallen sind, wie viele kurzfristig abgesagt wurden, und zu welchen Uhrzeiten und Terminarten.

Warum Patient:innen nicht kommenLink kopieren

Die meisten Ausfälle haben einfache Gründe: Der Termin ist vergessen, es geht der Patient:in schon besser, oder sie hat nicht abgesagt, weil die Leitung besetzt war. Zwei Muster nennt die Übersichtsarbeit von Dantas und Kolleg:innen am häufigsten: Je länger zwischen Buchung und Termin liegt, desto eher fällt er aus. Und wer schon einmal nicht gekommen ist, fehlt eher wieder.

Daraus folgen drei Hebel: erinnern, den Termin in den eigenen Kalender bringen und das Absagen leicht machen.

Nicht eingehaltene Termine vermeiden: drei HebelLink kopieren

1. Erinnern, und zwar auf mehreren WegenLink kopieren

Erinnerungen wirken, aber sie sind kein Wundermittel. Eine Cochrane-Übersicht über acht Studien fand, dass SMS-Erinnerungen die Teilnahme an Terminen erhöhen, etwa so gut wie ein Anruf (Gurol-Urganci et al. 2013). Eine Auswertung von 21 Studien mit rund 16.000 Patient:innen kam auf 15 % statt 21 % nicht wahrgenommene Termine. Mehrere Erinnerungen wirkten besser als eine, Anrufe schienen etwas besser zu wirken als Textnachrichten (Robotham et al. 2016).

Für die Praxis heißt das: Erinnern Sie auf dem Weg, den die Patient:in tatsächlich liest, und bei langen Vorlaufzeiten mehr als einmal, zum Beispiel einige Tage vorher und am Vortag.

Wichtig: Die Datenschutzkonferenz, das gemeinsame Gremium der Datenschutzaufsichtsbehörden von Bund und Ländern, hat im Juni 2025 festgehalten: Terminnachrichten wie Erinnerungen gibt es nur mit ausdrücklicher Einwilligung, und die Praxis muss nachweisen können, dass die Einwilligung vorliegt. Fragen Sie bei der Anmeldung, auf welchem Weg Patient:innen erinnert werden möchten, und notieren Sie die Antwort. Welche Wege Ihre Patient:innen überhaupt nutzen, lesen Sie in Digitale Patientenkommunikation.

2. Den Termin in den eigenen Kalender bringenLink kopieren

Viele Patient:innen planen ihren Tag im Handykalender, nicht auf dem Terminzettel. Hängen Sie an die Terminbestätigung eine Kalenderdatei (.ics) oder einen Knopf „Zum Kalender hinzufügen“. Der Kalender erinnert dann zu der Zeit, die die Patient:in selbst eingestellt hat.

Eine Studie zur Wirkung von Kalendereinträgen haben wir nicht gefunden. Sie wirken wie eine zweite Erinnerung, die sich die Patient:in selbst setzt. Schreiben Sie in den Eintrag nur „Termin Praxis [Name]“, Adresse und Telefonnummer, aber keine Diagnose und kein Fachgebiet: Kalender werden oft mit Familie oder Arbeitgeber geteilt.

3. Absagen leicht machenLink kopieren

Wer nicht durchkommt, sagt nicht ab. Ein Termin, der zwei Tage vorher abgesagt wird, lässt sich neu vergeben. Einer, zu dem niemand kommt, nicht.

• Ein Link in jeder Erinnerung: „Termin absagen oder verschieben“, ohne Anmeldung.
• Eine Absage am Telefon ohne Warteschleife: eine eigene Taste im Telefonmenü, die auch außerhalb der Sprechzeiten funktioniert. Wie so ein Menü aussehen kann, zeigt der Ratgeber zum KI-Telefonassistenten; die passende Ansage steht im Ansagetext-Ratgeber.
• Ein Formular oder eine E-Mail-Adresse auf der Website, etwa über eine Online-Rezeption.
• Bestätigen statt nur erinnern: Bei Terminen, die Wochen im Voraus gebucht sind, bitten Sie eine Woche vorher um eine kurze Bestätigung. Wer nicht antwortet, bekommt einen Anruf.
• Kurze Vorlaufzeiten für Wiederholungsfälle: Wer zweimal nicht gekommen ist, bekommt besser einen Termin in den nächsten Tagen als einen in drei Monaten.

Frei gewordene Termine schnell neu vergebenLink kopieren

Eine Absage hilft nur, wenn der Termin wieder belegt wird. Sonst wartet die Ärztin oder der Arzt trotzdem vor einem leeren Zimmer. Diese Wege bieten sich an:

Zum Überbuchen: In einer Simulationsstudie verbesserte es den Zugang zu Terminen und die Auslastung, verlängerte aber Wartezeiten und Überstunden (LaGanga und Lawrence 2007). Wenn, dann nur für Terminarten, deren Ausfallquote Sie kennen, und mit einem Puffer im Tagesplan. Wie Sie Puffer, Akutzeiten und Terminarten im Kalender anlegen, lesen Sie im Ratgeber Terminmanagement in der Arztpraxis.

Texte zum KopierenLink kopieren

Passen Sie die Texte in [eckigen Klammern] an. Die Texte 6 und 10 betreffen ein Ausfallhonorar: Nutzen Sie sie nur, wenn die Voraussetzungen im Abschnitt zum Ausfallhonorar erfüllt sind.

1. Terminbestätigung per E-MailLink kopieren

Betreff: Ihr Termin am [Datum] um [Uhrzeit]

Guten Tag [Name],

Ihr Termin in der Praxis [Name] ist am [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit]. Mit der angehängten Kalenderdatei tragen Sie ihn in Ihren Kalender ein.

Wenn Sie den Termin nicht wahrnehmen können, sagen Sie ihn bitte so früh wie möglich ab: [Link] oder telefonisch unter [Nummer]. So können wir den Termin an andere Patient:innen vergeben.

Bitte bringen Sie mit: [Versichertenkarte, Unterlagen].

Ihr Praxisteam [Name]

2. Erinnerung per SMSLink kopieren

Praxis [Name]: Erinnerung an Ihren Termin am [Datum] um [Uhrzeit]. Absagen oder verschieben: [Kurzlink] oder [Nummer].

3. Erinnerung per E-Mail am VortagLink kopieren

Betreff: Morgen um [Uhrzeit]: Ihr Termin in der Praxis [Name]

Guten Tag [Name],

wir erinnern Sie an Ihren Termin morgen, [Datum], um [Uhrzeit]. Falls etwas dazwischenkommt, sagen Sie bitte kurz ab: [Link] oder [Nummer]. Vielen Dank!

Ihr Praxisteam [Name]

4. Zeile für das TelefonmenüLink kopieren

„Möchten Sie einen Termin absagen oder verschieben, drücken Sie die [Taste] oder sagen Sie ‚Termin absagen‘.“

5. Aushang und Website: Bitte um AbsageLink kopieren

Bitte sagen Sie Termine ab, die Sie nicht wahrnehmen können

Jeder Termin ist für Sie reserviert. Wenn Sie nicht kommen können, sagen Sie bitte so früh wie möglich ab, am besten [24] Stunden vorher: online unter [Link], telefonisch unter [Nummer] oder per E-Mail an [Adresse]. Den frei gewordenen Termin geben wir an Patient:innen weiter, die auf einen Termin warten. Vielen Dank!

6. Aushang und Website: Hinweis auf das AusfallhonorarLink kopieren

Nur verwenden, wenn Ihre Praxis feste Termine vergibt und Patient:innen die Vereinbarung (Text 10) vorher unterschrieben haben.

Unsere Praxis arbeitet mit festen Terminen

Wir reservieren die Zeit für Ihre Behandlung nur für Sie. Bitte sagen Sie Termine spätestens [24] Stunden vorher ab: [Link], [Nummer] oder [Adresse].

Haben Sie mit uns eine Vereinbarung über ein Ausfallhonorar getroffen, gilt: Sagen Sie später oder gar nicht ab und können wir den Termin nicht anders vergeben, stellen wir das vereinbarte Ausfallhonorar privat in Rechnung. Ihre Krankenkasse übernimmt diese Kosten nicht.

7. Nachricht nach einem nicht eingehaltenen Termin (erstes Mal)Link kopieren

Guten Tag [Name],

heute um [Uhrzeit] hatten Sie einen Termin bei uns, den Sie leider nicht wahrnehmen konnten. Wir hoffen, es geht Ihnen gut.

Möchten Sie einen neuen Termin? Sie erreichen uns unter [Nummer] oder [Link]. Und falls Sie einmal verhindert sind: Eine kurze Absage unter [Link] hilft uns, den Termin an andere Patient:innen zu vergeben.

Ihr Praxisteam [Name]

8. Brief nach wiederholtem FehlenLink kopieren

Guten Tag [Name],

Sie haben die Termine am [Datum] und am [Datum] nicht wahrgenommen und nicht abgesagt. Diese Zeit fehlt anderen Patient:innen, die auf einen Termin warten.

Wir möchten Sie gern weiter behandeln. Bitte sagen Sie künftige Termine, die Sie nicht wahrnehmen können, frühzeitig ab: [Link] oder [Nummer]. Für Ihre nächsten Termine bieten wir Ihnen gern kurzfristige Termine an, damit nichts in Vergessenheit gerät.

Mit freundlichen Grüßen [Name, Praxis]

9. Angebot an die NachrücklisteLink kopieren

Praxis [Name]: Kurzfristig frei geworden: [Datum] um [Uhrzeit]. Möchten Sie den Termin? Antworten Sie mit JA oder rufen Sie an: [Nummer]. Wer zuerst bestätigt, bekommt den Termin.

10. Vereinbarung über ein Ausfallhonorar (Muster)Link kopieren

Vor dem ersten Termin aushändigen und unterschreiben lassen. Lassen Sie den Text von Ihrer Ärztekammer, Ihrer KV oder einer Anwältin prüfen, bevor Sie ihn verwenden.

Vereinbarung über verbindliche Termine und ein Ausfallhonorar

1. Unsere Praxis vergibt feste Termine. Die vereinbarte Zeit ist ausschließlich für Sie reserviert.
2. Sie können einen Termin bis [24] Stunden vorher ohne Kosten absagen oder verschieben: [Link], [Nummer], [E-Mail].
3. Sagen Sie später oder gar nicht ab und können wir die Zeit nicht anderweitig nutzen, berechnen wir ein Ausfallhonorar von [Betrag] Euro für einen Termin dieser Art.
4. [Optional:] Kein Ausfallhonorar fällt an, wenn Sie die Verhinderung nicht zu vertreten haben, etwa bei einem akuten Notfall.
5. Sie dürfen nachweisen, dass wir Kosten erspart oder die Zeit anderweitig genutzt haben; dann verringert sich das Ausfallhonorar entsprechend oder entfällt.
6. Das Ausfallhonorar ist keine Leistung der gesetzlichen Krankenversicherung. Ihre Krankenkasse übernimmt es nicht.

Ort, Datum, Unterschrift Patient:in

Punkt 4 ist eine Entscheidung Ihrer Praxis: Er macht die Regel für Patient:innen fairer. Ob er rechtlich nötig ist, klären Sie mit Kammer, KV oder Anwältin. Punkt 5 folgt § 615 Satz 2 BGB, nach dem sich die Praxis ersparte Kosten und anderweitige Einnahmen anrechnen lassen muss.

Ausfallhonorar: was gilt rechtlich?Link kopieren

Ein Ausfallhonorar ist möglich, wenn die Praxis die Zeit fest für die Patient:in reserviert hat, das für die Patient:in erkennbar war und der Termin nicht anders vergeben werden konnte. Am klarsten ist eine vorher unterschriebene Vereinbarung. Die Krankenkasse zahlt es nicht; die Praxis stellt es der Patient:in privat in Rechnung.

Ein eigenes Gesetz zum Ausfallhonorar gibt es nicht. Grundlage ist das Bürgerliche Gesetzbuch: Gerät der Dienstberechtigte mit der Annahme der Dienste in Verzug, kann der Dienstleistende nach § 615 BGB die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne die Leistung nachholen zu müssen. Was er dadurch erspart oder anderweitig verdient, muss er sich anrechnen lassen.

Was der Bundesgerichtshof entschieden hatLink kopieren

Im Urteil vom 12. Mai 2022 (III ZR 78/21) hat der Bundesgerichtshof (BGH) die wichtigsten Fragen geklärt. Der Fall betraf eine Praxis für Ergotherapie, die eine Ausfallpauschale verlangte; die Mutter der kleinen Patient:innen hatte die Regel im Anmeldeformular unterschrieben.

• § 615 BGB gilt für Behandlungsverträge. Das folgt aus § 630b BGB, der die Regeln über Dienstverträge auf die Behandlung anwendet.
• Auch gesetzlich Versicherte können zahlen müssen. Die Krankenkasse vergütet nur Behandlungen, die stattgefunden haben. Das vergebliche Warten auf eine bestellte Kassenpatient:in zahlt sie nicht. Ein Anspruch richtet sich deshalb gegen die Patient:in selbst.
• Ob ein Termin verbindlich ist, hängt vom Einzelfall ab. Der BGH schaut auf die Organisation der Terminvergabe und darauf, ob die Patient:in erkennen konnte, dass die Zeit nur für sie reserviert war. Im entschiedenen Fall konnte die Praxis abgesagte Termine nicht binnen 24 Stunden neu vergeben, sie vergab also Exklusivtermine.
• Eine Absage ist keine Kündigung. Patient:innen können den Behandlungsvertrag jederzeit kündigen (§ 627 BGB). Wer nur einen Termin absagt, beendet die Behandlung aber nicht.
• Eine Klausel im Anmeldeformular ist eine Allgemeine Geschäftsbedingung und muss den Regeln dafür genügen (§§ 305 ff. BGB).

Bezahlen musste die Mutter am Ende trotzdem nicht: Am Tag der Termine verbot eine Corona-Schutzverordnung die Behandlung in dieser Form, die Praxis hätte also gar nicht leisten können (§ 297 BGB).

Die Voraussetzungen als ChecklisteLink kopieren

• Feste Termine: Ihre Praxis vergibt Termine, die nur für eine Patient:in reserviert sind und nicht kurzfristig neu belegt werden können. Bei offener Sprechstunde mit vollem Wartezimmer fehlt das meist.
• Erkennbar und vereinbart: Die Patient:in weiß vor dem Termin, dass die Zeit verbindlich reserviert ist und was bei einer späten Absage gilt. Am klarsten ist eine unterschriebene Vereinbarung (Text 10).
• Klare Frist: Im BGH-Fall waren es 24 Stunden.
• Ersparnis anrechnen: Konnten Sie den Termin neu belegen oder haben Sie Kosten gespart, mindert das den Anspruch (§ 615 Satz 2 BGB). Dokumentieren Sie, dass die Zeit frei blieb.
• Kassenpatient:innen informieren: Die Krankenkasse zahlt das Ausfallhonorar nicht. Sagen Sie das in der Vereinbarung.

Im Einzelfall beraten Ihre Ärztekammer, Ihre KV oder eine Fachanwältin für Medizinrecht.

Checkliste: vier Wochen gegen leere TermineLink kopieren

1. Zählen: vier Wochen lang Ausfälle und späte Absagen notieren, nach Terminart und Uhrzeit.
2. Einwilligung abfragen: bei der Anmeldung fragen, wie Patient:innen erinnert werden möchten, und es dokumentieren.
3. Erinnern: einige Tage vorher und am Vortag, bei langen Vorlaufzeiten zusätzlich bestätigen lassen.
4. Kalenderdatei an jede Terminbestätigung hängen.
5. Absageweg einrichten: Link, Taste im Telefonmenü, E-Mail-Adresse. Auf Website und Aushang nennen (Text 5).
6. Nachrückliste anlegen und festlegen, wer sie bei einer Absage anruft oder anschreibt.
7. Texte 7 und 8 für nicht eingehaltene Termine bereitlegen.
8. Erst dann über ein Ausfallhonorar entscheiden, mit Vereinbarung (Text 10) und Prüfung durch Kammer, KV oder Anwältin.

Wo die übrige Zeit am Empfang hingeht, zeigt der Ratgeber Praxisorganisation in der Arztpraxis.

Wo atmOS Health hilftLink kopieren

Viele Termine platzen, weil sie vergessen werden. Erinnerungen an Termine bauen wir gerade in atmOS Health ein, sie kommen in Kürze dazu.

Wer nicht durchkommt, sagt nicht ab. Ilka nimmt Anrufe parallel an, auch mehrere gleichzeitig. Mit der Telefonanbindung ist sie rund um die Uhr erreichbar, und jeder Anruf landet als Vorgang im Posteingang.

Eine Absage hilft nur, wenn Ihr Team sie rechtzeitig sieht und den Termin neu vergibt, egal auf welchem Weg sie kam. Ein Posteingang für die ganze Praxis. Anrufe, E-Mails, Faxe, Scans, Chat und Formulare landen als Vorgänge an einem Ort. Das Team sieht, was wartet und wer sich kümmert. Und wird ein Termin frei, hilft Ihnen atmOS Health, so schnell wie möglich jemanden zu finden, der ihn übernimmt.

atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. (Preise). Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.

Häufige FragenLink kopieren

Zahlt die Krankenkasse ein Ausfallhonorar?Link kopieren

Nein. Die gesetzliche Krankenversicherung vergütet nur Behandlungen, die stattgefunden haben; das vergebliche Warten auf eine bestellte Patient:in zahlt sie nicht (BGH, III ZR 78/21). Ein Ausfallhonorar stellt die Praxis der Patient:in privat in Rechnung.

Reicht ein Schild im Wartezimmer für ein Ausfallhonorar?Link kopieren

Verlassen Sie sich nicht darauf. Entscheidend ist, dass die Patient:in vorher erkennen konnte, dass der Termin verbindlich für sie reserviert ist, und was bei einer späten Absage gilt. Im vom BGH entschiedenen Fall stand die Regel im Anmeldeformular, das die Mutter unterschrieben hatte. Eine unterschriebene Vereinbarung ist der klarere Weg.

Darf ich Terminerinnerungen per WhatsApp schicken?Link kopieren

Davon ist abzuraten. Die bayerische Datenschutzaufsicht hält einen datenschutzkonformen Einsatz von WhatsApp „in der Regel“ nicht für möglich. Für Erinnerungen per SMS oder E-Mail brauchen Sie eine ausdrückliche Einwilligung, die Sie nachweisen können.

Wie lange vorher sollten Patient:innen absagen?Link kopieren

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Viele Praxen bitten um 24 Stunden, so auch die Klausel im BGH-Fall. Wichtiger als die Frist ist, dass die Absage leicht geht: per Link, per Telefon oder per E-Mail, auch außerhalb der Sprechzeiten.

QuellenLink kopieren

Gelesen am 3. November 2026.

• KBV, Praxisnachrichten vom 29.10.2026: Trotz Wartezeitendebatte: bestehende Terminangebote werden unzureichend genutzt
• Dantas L. F. et al.: No-shows in appointment scheduling – a systematic literature review, Health Policy 2018
• Gurol-Urganci I. et al.: Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments, Cochrane Database of Systematic Reviews 2013
• Robotham D. et al.: Using digital notifications to improve attendance in clinic: systematic review and meta-analysis, BMJ Open 2016
• LaGanga L. R., Lawrence S. R.: Clinic Overbooking to Improve Patient Access and Increase Provider Productivity, Decision Sciences 2007
• Datenschutzkonferenz, Beschluss vom 16.06.2025: Datenschutz bei der Terminverwaltung durch Heilberufspraxen (PDF)
• KVB, Infoblatt FAQ DSGVO mit Antworten des BayLDA, Stand 21.07.2026: PDF
• Bundesgerichtshof, Urteil vom 12.05.2022, III ZR 78/21: Volltext (PDF)
• Bürgerliches Gesetzbuch: § 615, § 630b, § 627, § 296, § 297