Terminmanagement in der Arztpraxis: mehr Termine in derselben Zeit, mit klaren Regeln

Eine Arztpraxis kann im selben Tag mehr Patient:innen versorgen, wenn sie klüger bucht: Terminlängen nach Anlass, zusammengehörige Termine als Kette, Kontingente für lange und neue Termine und frei gewordene Plätze sofort nachbesetzt. Viele Kalender können das nur zum Teil, weil sie die Regeln der Praxis nicht kennen. Wer diese Regeln aufschreibt, sieht schnell, was das eigene System übernimmt und was das Team weiter von Hand erledigt.

Wie bringt klügeres Buchen mehr Termine in denselben Tag?Link kopieren

Die Sprechstundenzeit ist fest: Bei vollem Versorgungsauftrag sind es mindestens 25 Stunden pro Woche (§ 19a Ärzte-ZV). Mehr Termine entstehen deshalb nicht durch längere Tage, sondern dadurch, dass weniger Zeit ungenutzt bleibt. Fünf Hebel sind entscheidend:

1. Passende Terminlänge: Ein kurzes Anliegen belegt keinen langen Platz, ein langes sprengt keinen kurzen.
2. Terminketten: Blutabnahme und Befundbesprechung werden in einem Zug gebucht, im richtigen Abstand.
3. Puffer und Lücken: Puffer sind geplant, kleine Lücken werden mit kurzen Terminen gefüllt statt zufällig.
4. Kontingente: Lange Termine und Neupatient:innen bekommen eine feste Zahl Plätze, damit sie nicht den Tag blockieren und trotzdem nicht leer ausgehen.
5. Die richtigen Patient:innen in den richtigen Plätzen: Wer welchen Termin buchen darf, ist geregelt, und frei gewordene Plätze gehen an Patient:innen auf einer Nachrückliste.

Die Forschung stützt diesen Ansatz, ohne eine feste Zahl für jede Praxis zu liefern. Verzögerungen in der Primärversorgung sind laut Murray und Berwick meist die Folge ungeplanter Terminvergabe und lassen sich auch in kleinen Praxen ohne zusätzliche Ressourcen deutlich verringern. In einer Simulationsstudie von Cayirli, Veral und Rosen wirkte sich die Reihenfolge der Patient:innen im Tag stärker auf den Ablauf der Sprechstunde aus als die gewählte Taktregel. Eine Übersichtsarbeit zur Terminplanung hält allerdings fest, dass die Forschung bisher keine allgemein gültigen Regeln liefert: Die passende Lösung hängt von der einzelnen Praxis ab (Cayirli und Veral 2003).

Auch Ausfälle kosten Kapazität. Nicht wahrgenommene Termine, die nicht nachbesetzt werden können, „stehen der Patientenversorgung nicht zur Verfügung“ (Zi 2020). In derselben Zi-Erhebung lagen die Kosten kurzfristig nicht wahrgenommener Termine bei durchschnittlich 3.474 Euro pro Praxis im Jahr, rund 72 Prozent der Kosten für das Terminmanagement. Von den Terminen, die von Oktober 2025 bis September 2026 über die Terminservicestellen gebucht wurden, wurden laut einer Zi-Analyse 5,7 Prozent abgesagt und 2,1 Prozent ohne Absage nicht wahrgenommen (KBV). Wie Sie Ausfälle vermeiden und frei gewordene Termine nachbesetzen, steht im Ratgeber Nicht eingehaltene Termine in der Arztpraxis.

Warum stoßen viele Terminsysteme hier an Grenzen?Link kopieren

Termine anlegen kann jedes System. Für klügeres Buchen muss der Kalender aber mehr können: Ketten über mehrere Tage, Obergrenzen je Terminart, Einschränkungen für bestimmte Patient:innen und Plätze, die nur überweisende Praxen buchen. Was die Anbieter dazu auf ihren eigenen Seiten schreiben, unterscheidet sich stark, auch darin, was intern geht und was Patient:innen online buchen können.

Wo das System eine Regel nicht abbilden kann, gleicht das Team aus: Es bucht am Telefon um, hält Plätze von Hand frei oder lässt sie im Zweifel leer. Diese Arbeit fällt am Empfang an, in der Zeit, in der auch das Telefon klingelt.

Der Grund: Der Kalender kennt Ihre Regeln nichtLink kopieren

Ein Kalender kann nur so klug buchen, wie es die Regeln erlauben, die er kennt. Hinter jedem der fünf Hebel steht eine Frage, die Ihre Praxis beantworten muss:

Schreiben Sie die Antworten auf, bevor Sie etwas am Kalender ändern. Die folgenden Abschnitte zeigen für jede Frage, was Sie festlegen sollten.

Welche Terminarten braucht eine Praxis?Link kopieren

Eine Terminart beschreibt, was Ihr Team für einen Termin vorbereiten muss: wie lange er dauert, wer ihn übernimmt und welcher Raum oder welches Gerät gebraucht wird. Benennen Sie Terminarten danach, nicht nach Diagnosen. Etwa zehn klar beschriebene Terminarten sind leichter zu pflegen als dreißig ähnliche.

Bewährte Grundregeln:

• Takt nach Anlass: Viele Praxen planen 10 oder 15 Minuten pro Patient:in (Virchowbund). Erstgespräche, Vorsorge und Gespräche über Befunde brauchen länger.
• Puffer einplanen: je nach Situation 10 bis 20 Prozent der Arbeitszeit (Virchowbund). Eine einfache Faustregel aus dem Deutschen Ärzteblatt: nur 50 Minuten einer Stunde verplanen.
• Akut getrennt: kurze Akuttermine pro Stunde freihalten, statt sie zwischen geplante Termine zu schieben (Deutsches Ärzteblatt).
• Mit Zahlen planen: eine normale Woche lang notieren, wie lange Termine dauern und wo es staut.

So kann eine Übersicht aussehen. Die Werte sind ein Beispiel, keine Vorgabe:

Was ist eine Terminkette?Link kopieren

Eine Terminkette bucht zusammengehörige Termine in einem Zug: die Blutabnahme und einige Tage später die Befundbesprechung, oder Vorgespräch, Eingriff und Verbandswechsel. Niemand muss für den zweiten Termin noch einmal anrufen, und der Abstand stimmt. Laborwerte vor dem Arztgespräch zu bestimmen, gehört zu den Abläufen, die eine Untersuchung in 23 gut organisierten Hausarztpraxen in den USA beschreibt (Sinsky und andere 2013).

Legen Sie für jede Kette fest:

1. Welche Terminarten in welcher Reihenfolge zusammengehören.
2. Den Abstand als Spanne in Tagen, zum Beispiel „frühestens 3, spätestens 7 Tage“, nicht als festen Tag.
3. Ob dieselbe Ärztin oder derselbe Arzt den Folgetermin übernimmt.
4. Was bei einer Absage passiert: Fällt der erste Termin aus, wird der Folgetermin mit verschoben?

Der Begriff wird nicht überall gleich verwendet. Fragen Sie Ihren Anbieter deshalb konkret: „Kann ich eine Befundbesprechung drei bis sieben Tage nach der Blutabnahme gleich mitbuchen, und können Patient:innen das online?“ Kann Ihr System das nicht, hilft eine einfache Regel: Der Folgetermin wird gebucht, bevor die Patientin oder der Patient die Praxis verlässt.

Kontingente: nur fünf Termine dieser Art am TagLink kopieren

Ein Kontingent begrenzt, wie viele Termine einer Art in einem Zeitraum buchbar sind, etwa fünf Erstgespräche am Tag oder zehn Vorsorgeuntersuchungen pro Woche.

Kontingente eignen sich für:

• Neupatient:innen, damit Bestandspatient:innen weiter Termine finden,
• lange Termine, die sonst einen ganzen Vormittag belegen,
• Akuttermine, die erst am Morgen desselben Tages freigegeben werden.

Plätze für Termine am selben Tag freizuhalten, ist der Kern des sogenannten „Advanced Access“. In einer Übersichtsarbeit über 24 Studien fanden alle acht Studien, die die Wartezeit auf einen Termin gemessen hatten, kürzere Wartezeiten. Weniger Terminausfälle gab es nur in Praxen, in denen vorher mehr als 15 Prozent der Termine ausfielen (Rose und andere 2011).

Begrenzen Sie mit Kontingenten die Online-Buchung, nicht Ihr Team: Ist ein Termin medizinisch nötig, bucht der Empfang auch über das Kontingent hinaus. Kann Ihr System keine Kontingente, sperren Sie die Plätze und geben sie zu einer festen Uhrzeit von Hand frei.

Wer darf welchen Termin buchen?Link kopieren

Nicht jeder Termin passt für jede Person. Unterscheiden Sie drei Arten von Regeln:

1. Formale Merkmale, die ein Buchungsformular abfragen kann: Bestandspatient:in oder neu, Versicherungsart, Alter. Ob Ihr System die Online-Buchung danach einschränken kann, fragen Sie Ihren Anbieter.
2. Medizinische Merkmale wie ein bestimmter Laborwert, ein Befund oder eine Vorbehandlung. Patient:innen können sie nicht verlässlich selbst angeben. Solche Terminarten sollten nicht direkt buchbar sein. Patient:innen senden stattdessen eine Anfrage, Ihr Team prüft sie anhand der Kartei und bucht dann.
3. Vorabfragen, die lenken statt sperren: „Haben Sie eine Überweisung?“ oder „Geht es um ein neues Anliegen?“ führen zur passenden Terminart.

„Anfrage statt Buchung“ ist kein Rückschritt, sondern der richtige Weg für jede Regel, die kein System prüfen kann. Wichtig ist nur, dass Anfragen nicht in einem weiteren Postfach liegen bleiben. Wie Sie Anfragen aus allen Kanälen an einem Ort bündeln, beschreibt unser Beitrag zur Online-Rezeption für die Arztpraxis.

Termine, die nur überweisende Praxen buchenLink kopieren

Zuweiser-Termine sind Plätze, die nur andere Praxen für ihre Patient:innen buchen können, etwa eine Hausarztpraxis bei einer Dermatologin. Reservieren Sie dafür wenige feste Plätze pro Woche. Legen Sie fest, welche Praxen buchen dürfen, für welche Terminarten, mit welchem Vorlauf und was die überweisende Praxis mitschickt: Überweisung, Befund, Fragestellung.

Bisher gab es dafür auch einen Anreiz in der Vergütung. Vereinbart eine Hausarztpraxis einen dringenden Facharzttermin, erhält sie 16,69 Euro (131 Punkte); der Facharzttermin muss dafür in der Regel spätestens am 4. Kalendertag stattfinden (KBV). Diese Pauschale und die Zuschläge für Fälle aus der Terminservicestelle und für Hausarzt-Vermittlungsfälle bei Fachärzt:innen fallen ab dem 1. Januar 2027 weg (KBV, 27. August 2026). Zuweiser-Plätze lohnen sich dann vor allem, weil sie die Zusammenarbeit mit überweisenden Praxen verlässlich machen und Telefonate zwischen Praxen sparen.

Ein Hinweis zum Wort „Zuweiserportal“: So heißen oft die Portale von Kliniken und Radiologien, über die Praxen Bilder und Befunde abrufen. Ob darüber auch Termine gebucht werden können, ist je nach Anbieter verschieden.

Unabhängig davon gilt: Vertragsärzt:innen müssen der Terminservicestelle freie Termine melden (§ 75 Abs. 1a SGB V). Planen Sie diese Plätze in Ihre Regeln mit ein.

Was hilft gegen Terminausfälle?Link kopieren

Für den Kalender zählen drei Regeln: eine Erinnerung 24 bis 48 Stunden vor dem Termin (Virchowbund), ein einfacher Weg abzusagen und eine Nachrückliste, über die frei gewordene Termine schnell neu vergeben werden. Wie viele Termine ausfallen, ist sehr unterschiedlich. Eine internationale Übersichtsarbeit kommt auf durchschnittlich etwa 23 Prozent (Dantas und andere 2018), bei Terminen über die Terminservicestellen waren es 2,1 Prozent ohne Absage. Zählen Sie deshalb die Ausfälle in Ihrer eigenen Praxis, bevor Sie Regeln ändern. Was Sie Patient:innen nach einem verpassten Termin schreiben und wann ein Ausfallhonorar möglich ist, steht in unserem Beitrag zu nicht eingehaltenen Terminen.

So gehen Sie vor: ChecklisteLink kopieren

1. Eine Woche zählen: Wie viele Termine je Art, wie lange dauern sie, wie viele fallen aus, wie oft wird am Telefon umgebucht?
2. Terminarten festlegen: höchstens etwa zehn, jeweils mit Dauer, Person und Raum oder Gerät.
3. Je Terminart entscheiden: online buchbar? für wen? wie viele am Tag oder in der Woche?
4. Terminketten aufschreiben: Reihenfolge, Abstand in Tagen, gleiche Ärztin oder gleicher Arzt.
5. Zuweiser-Plätze festlegen: welche Praxen, welche Plätze, was mitkommt.
6. Alles, was kein System prüfen kann, als Anfrage statt Buchung einrichten.
7. Erinnerung, Absageweg und Nachrückliste einrichten.
8. Das System prüfen: jede Regel einzeln gegen Ihren Kalender halten. Was er nicht abbildet, schreiben Sie als Regel für das Team auf.
9. Nach vier Wochen vergleichen: Termine pro Tag, Ausfälle, Umbuchungen am Telefon, leere Plätze.

Wo die übrige Zeit am Empfang hingeht, zeigt unser Beitrag zur Praxisorganisation.

Wo atmOS Health hilftLink kopieren

Die Regeln aus diesem Beitrag brauchen einen Kalender, der sie kennt. atmOS Health bringt einen eigenen Kalender mit, der auch komplexe Terminplanung abbildet: mehrere Kalender nebeneinander, Terminarten mit eigenen Regeln, die nur in den Kalendern gelten, für die Sie sie freigeben, und Terminketten. Verschieben Sie einen Termin einer Kette, wandern die Folgetermine im vorgesehenen Abstand mit. Sagt eine Patientin den ersten Termin ab, sagt sie auf Wunsch die ganze Kette ab.

Was nicht direkt gebucht wird, kommt als Anfrage an einem Ort an. atmOS Health ist ein Posteingang für die ganze Praxis. Anrufe, E-Mails, Faxe, Scans, Chat und Formulare landen als Vorgänge an einem Ort. Das Team sieht, was wartet und wer sich kümmert. Und wer anruft: Ilka nimmt Anrufe parallel an, auch mehrere gleichzeitig. Mit der Telefonanbindung ist sie rund um die Uhr erreichbar, und jeder Anruf landet als Vorgang im Posteingang.

Ilka bereitet vor, Ihr Team entscheidet. atmOS Health bindet Ihre Praxissoftware an, egal von welchem Hersteller.

atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. (Preise). Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.

Häufige FragenLink kopieren

Wie viele Sprechstunden muss eine Arztpraxis anbieten?Link kopieren

Bei vollem Versorgungsauftrag mindestens 25 Stunden pro Woche (§ 19a Ärzte-ZV). Ärzt:innen bestimmter grundversorgender und wohnortnaher Fachgruppen müssen davon mindestens fünf Stunden als offene Sprechstunde ohne vorherige Terminvereinbarung anbieten.

Lohnt es sich, Termine zu überbuchen?Link kopieren

Überbuchen fängt Ausfälle auf, hat aber einen Preis. In einer Simulationsstudie verbesserte es den Zugang zu Terminen und die Auslastung, erhöhte aber auch Wartezeiten und Überstunden (LaGanga und Lawrence 2007). Es hilft am ehesten, wo viele Termine ausfallen. Ein freigehaltener Platz für Akutfälle oder eine Nachrückliste ist oft die ruhigere Lösung.

Kann ich die Online-Buchung nur für Bestandspatient:innen öffnen?Link kopieren

Das hängt von Ihrem Terminsystem ab; fragen Sie Ihren Anbieter. Kann Ihres das nicht, geben Sie die betroffene Terminart nicht online frei und nehmen Anfragen stattdessen über Telefon oder Formular an.

Darf ich ein Ausfallhonorar verlangen?Link kopieren

Unter Umständen. Der Bundesgerichtshof hat 2022 entschieden, dass der Annahmeverzug (§ 615 BGB) auch für Behandlungsverträge gilt; ob ein Termin verbindlich reserviert war, hängt vom Einzelfall ab. Die Krankenkasse zahlt ein Ausfallhonorar nicht. Mehr dazu im Beitrag zu nicht eingehaltenen Terminen.

Was kostet atmOS Health?Link kopieren

Ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. Details stehen auf der Seite Preise.

QuellenLink kopieren

Gelesen am 3. November 2026.

Gesetze, Urteil und KBV

• § 19a Ärzte-ZV
• § 75 SGB V
• § 615 BGB
• Bundesgerichtshof, Urteil vom 12.05.2022, III ZR 78/21 (PDF)
• KBV: Terminvermittlung
• KBV Praxisnachricht, 27.08.2026: erste EBM-Anpassungen infolge des Spargesetzes
• KBV Praxisnachricht, 29.10.2026: bestehende Terminangebote werden unzureichend genutzt

Zi, Verbände und Fachpresse

• Zi-Paper 15/2020: Erhebung „Besondere Kosten im Praxismanagement“ (PDF)
• Virchowbund: Terminplanung in der Arztpraxis
• Deutsches Ärzteblatt 5/2019: Effektives Terminmanagement

Studien

• Murray M, Berwick DM: Advanced access: reducing waiting and delays in primary care. JAMA 2003;289(8):1035–1040.
• Rose KD, Ross JS, Horwitz LI: Advanced access scheduling outcomes: a systematic review. Arch Intern Med 2011;171(13):1150–1159.
• Cayirli T, Veral E: Outpatient scheduling in health care: a review of literature. Production and Operations Management 2003;12(4):519–549.
• Cayirli T, Veral E, Rosen H: Designing appointment scheduling systems for ambulatory care services. Health Care Manag Sci 2006;9(1):47–58.
• LaGanga LR, Lawrence SR: Clinic overbooking to improve patient access and increase provider productivity. Decision Sciences 2007;38(2):251–276.
• Dantas LF, Fleck JL, Cyrino Oliveira FL, Hamacher S: No-shows in appointment scheduling – a systematic literature review. Health Policy 2018;122(4):412–421.
• Sinsky CA und andere: In search of joy in practice: a report of 23 high-functioning primary care practices. Ann Fam Med 2013;11(3):272–278.