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Telefonanlage in der Arztpraxis: was sie können muss, und warum Sie sie für die KI nicht tauschen müssen
Welche Funktionen eine Telefonanlage in der Arztpraxis braucht, was Cloud-Telefonie ändert, und wie ein Telefonmenü oder KI-Telefonassistent per Rufumleitung dazukommt, ohne dass die Anlage ersetzt wird.
Von Philipp von BachmannAktualisiert am
Eine Telefonanlage verteilt Anrufe auf die Apparate Ihrer Praxis. Ob die Praxis erreichbar ist, hängt aber weniger von der Anlage ab als davon, was mit einem Anruf passiert, wenn alle Leitungen belegt sind oder niemand frei ist. Ein Telefonmenü oder KI-Telefonassistent setzt genau dort an. Dafür müssen Sie Ihre Anlage in der Regel nicht austauschen: Er kommt per Rufumleitung dazu.
Was eine Telefonanlage in der Praxis können sollte
- Mehrere Leitungen gleichzeitig: Wie viele Gespräche gleichzeitig möglich sind, hängt vom Anschluss und der Anlage ab. Zu wenige Leitungen führen schnell zu Besetztzeichen.
- Gruppenruf und Verteilung: Anrufe klingeln an mehreren Apparaten am Empfang, nicht nur an einem.
- Zeitsteuerung: Während der Sprechzeiten zum Empfang, außerhalb zu einer Ansage, die zur Tageszeit passt: tagsüber, etwa in der Mittagspause, mit einer Nummer für dringende Fälle, zu den Zeiten des ärztlichen Bereitschaftsdienstes mit der 116117, und immer mit dem Notruf 112. Was die Regeln dazu sagen, steht im Ratgeber Muss eine Arztpraxis telefonisch erreichbar sein? Vorlagen für die Ansagen finden Sie im Ratgeber Ansagetext für die Arztpraxis.
- Rufumleitung: Anrufe lassen sich zu einer anderen Nummer umleiten, sofort, bei Besetzt oder nach einigen Sekunden.
- Rufnummer der Anrufenden: Die Anlage reicht die Nummer der Anrufenden weiter, damit sie erkannt und zurückgerufen werden können.
- Mehrere Standorte: In Praxen mit mehreren Standorten eine Nummer je Standort oder eine zentrale Nummer mit Verteilung.
Klassische Anlage oder Cloud-Telefonie?
| Anlage in der Praxis | Cloud-Telefonanlage | |
|---|---|---|
| Wo sie läuft | ein Gerät in der Praxis | beim Anbieter, die Telefone sind über das Internet verbunden |
| Änderungen | oft über den Techniker | meist im Browser |
| Abhängigkeit | Strom und Anschluss vor Ort | Internetverbindung |
| Kosten | Anschaffung, Wartung | monatlich je Nebenstelle |
Beides funktioniert in der Arztpraxis. Ein Wechsel lohnt sich vor allem, wenn Ihre Anlage alt ist, Änderungen jedes Mal einen Technikertermin brauchen oder Sie Standorte zusammenschalten wollen. Für ein Telefonmenü oder einen KI-Telefonassistenten allein ist er nicht nötig.
Wie ein Telefonmenü oder KI-Assistent dazukommt
Die einfachste Verbindung ist die Rufumleitung: Sie leiten Ihre Praxisnummer bei Ihrem Telefonanbieter oder in Ihrer Anlage auf die Nummer des Assistenten um. Patient:innen wählen weiter dieselbe Nummer. Der Assistent nimmt den Anruf an, fragt nach dem Anliegen und stellt durch, wo ein Mensch gebraucht wird.
Je nach Praxis bieten sich verschiedene Varianten an:
- Alle Anrufe zuerst ins Menü: Routineanliegen wie Rezepte und Termine werden aufgenommen, alles andere geht zum Empfang.
- Nur bei Besetzt oder nach einigen Sekunden: Der Empfang nimmt ab, wenn er kann; sonst übernimmt das Menü.
- Nur außerhalb der Sprechzeiten: Das Menü ersetzt den Anrufbeantworter.
Prüfen Sie vorher, dass Ihre Anlage die Nummer der Anrufenden mitschickt. Sonst kann der Assistent Patient:innen nicht erkennen und nicht zurückrufen.
Telefon und atmOS Health
Für atmOS Health brauchen Sie keine neue Anlage. Ihre Telefonanlage bleibt. Sie leiten Ihre Praxisnummer einfach auf die Nummer von atmOS Health um, ganz wie oben beschrieben: für alle Anrufe, nur bei Besetzt oder nur außerhalb der Sprechzeiten. Patient:innen wählen weiter dieselbe Nummer. Die Telefonanbindung stimmen wir mit Ihrem Anbieter ab.
Das Telefonmenü stellen Sie vollständig selbst ein: feste Wege per Taste für alles, was immer gleich abläuft, und KI dort, wo sie wirklich hilft. Es richtet sich nach Ihren Zeiten, mit anderen Wegen während der Sprechzeiten, in der Mittagspause und am Abend. Wer den Empfang braucht, wird an Ihre Praxis durchgestellt. Ilka nimmt Anrufe parallel an, auch mehrere gleichzeitig. Mit der Telefonanbindung ist sie rund um die Uhr erreichbar, und jeder Anruf landet als Vorgang im Posteingang. atmOS Health bringt eine Ansage mit, die zu Beginn des Anrufs auf die KI-Assistentin und auf den Notruf 112 und den Bereitschaftsdienst 116117 hinweist. Welche Ansage zu welcher Tageszeit passt, steht im Ratgeber Ansagetext für die Arztpraxis.
atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. (Preise). Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.
Was ein KI-Telefonassistent sonst noch können sollte und welche Regeln gelten, steht im Ratgeber KI-Telefonassistent in der Arztpraxis.
Häufige Fragen
Brauchen wir für einen KI-Telefonassistenten eine neue Telefonanlage?
In der Regel nicht. Viele Assistenten werden per Rufumleitung angebunden. Für atmOS Health gilt: Ihre Telefonanlage bleibt.
Behalten wir unsere Telefonnummer?
Bei einer Rufumleitung wählen Patient:innen weiter Ihre Praxisnummer. Für atmOS Health gilt: Die Telefonanbindung stimmen wir mit Ihrem Anbieter ab.
Was passiert bei einem Notfall am Telefon?
Ein Telefonmenü stellt keine Diagnosen. Es sollte auf den Notruf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117 verweisen und zu Ihrem Team durchstellen. Welche Erreichbarkeit Ihre KV außerhalb der Sprechstunden verlangt, steht im Ratgeber Muss eine Arztpraxis telefonisch erreichbar sein?
Wie schnell ist atmOS Health eingerichtet?
In 15 Minuten eingerichtet, wenn alle Infos vorliegen. In einer kostenlosen Beratung gehen wir das für Ihre Praxis durch.
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Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung; er gibt den Stand vom 3. November 2026 wieder. Für Ihre Praxis verbindlich sind die Vorgaben Ihrer KV und Ihrer Ärztekammer; im Einzelfall hilft eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt. Fehler gefunden? Schreiben Sie uns an support@atmos.build.
