KI-Telefonassistent in der Arztpraxis: was er kann, was er kostet, was Sie prüfen sollten

Ein KI-Telefonassistent nimmt die Anrufe Ihrer Praxis an, wenn am Empfang niemand frei ist, fragt nach dem Anliegen und gibt es Ihrem Team geordnet weiter. Er hält die Leitung frei für das, was ein Mensch klären muss; entscheiden tut weiterhin Ihr Team. Bevor Sie einen auswählen, sollten Sie drei Dinge prüfen: Was passiert nach dem Anruf, wie kommen die Daten in Ihre Praxissoftware, und wer haftet für Datenschutz und Schweigepflicht.

Was ein KI-Telefonassistent in der Praxis machtLink kopieren

Die meisten Anrufe in einer Hausarztpraxis drehen sich um wenige Anliegen: ein Folgerezept, ein Termin, eine Überweisung, ein Befund, ein Rückruf. Genau diese Anliegen nimmt ein Telefonassistent auf. Je nach Anbieter geschieht das auf zwei Arten:

• Tastenmenü: Anrufende wählen ihr Anliegen per Taste („Für Rezepte drücken Sie die 1“). Das ist robust und für ältere Patient:innen vertraut, aber starr.
• Gespräch: Anrufende sagen in eigenen Worten, was sie brauchen, und die KI fragt nach, was fehlt, etwa den Namen des Medikaments oder das Geburtsdatum.

Gute Systeme verbinden beides: ein Menü, das Tasten und Sprache annimmt, und für einzelne Anliegen ein freies Gespräch. Außerhalb der Sprechzeiten spielt der Assistent eine Ansage ab und nimmt Nachrichten an, statt dass das Telefon ins Leere klingelt.

Was ein Telefonassistent nicht tun darf: medizinisch beraten oder einschätzen, wie dringend etwas ist. Bei Notfällen muss er auf den Notruf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117 verweisen und Ihr Team einbeziehen.

Was nach dem Anruf passiert, entscheidet über den NutzenLink kopieren

Ein Anruf, der angenommen und verschriftlicht ist, ist noch nicht erledigt. Den meisten Aufwand macht, was danach kommt: die Patient:in in der Praxissoftware suchen, den Medikationsplan öffnen, prüfen, ob das Rezept ausgestellt werden darf, und es dann ausstellen. Fragen Sie deshalb jeden Anbieter:

1. Wo landet der Anruf? In einer eigenen Oberfläche, als E-Mail, oder dort, wo auch E-Mails, Faxe und Formulare der Praxis ankommen?
2. Kennt der Assistent die Patient:in? Liest er Stammdaten und Medikation aus Ihrer Praxissoftware, oder tippt Ihr Team alles nach?
3. Wer schreibt in die Praxissoftware, und wann? Ein Rezept oder Termin sollte erst dann in der Akte stehen, wenn Ihr Team es freigegeben hat.

Hier unterscheiden sich die Angebote am stärksten. Manche Assistenten sind reine Telefonlösungen. Andere sind Teil einer Online-Rezeption, die auch Anfragen von der Website annimmt. Und einige führen alle Kanäle in einem Posteingang zusammen. Was das für den Alltag am Empfang heißt, beschreibt unser Ratgeber zur Online-Rezeption für die Arztpraxis. Wie Sie Termine planen und Ausfälle verringern, steht in den Ratgebern Terminmanagement in der Arztpraxis und Nicht eingehaltene Termine.

Was ein KI-Telefonassistent kostetLink kopieren

Die Preise am Markt folgen meist einem von drei Modellen. Vergleichen Sie Angebote immer auf das ganze Jahr und auf Ihre Praxisgröße gerechnet:

Dazu kommen bei manchen Anbietern Einrichtungsgebühren, eine Mindestlaufzeit oder Kosten für die Anbindung an die Praxissoftware. Fragen Sie danach, bevor Sie unterschreiben.

atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. „Ein Posteingang für die ganze Praxis.“ Anrufe, E-Mails, Faxe, Scans, Chat und Formulare landen als Vorgänge an einem Ort. Details zum Preis auf der Seite Preise.

Datenschutz, Schweigepflicht und KI-VerordnungLink kopieren

Am Telefon nennen Patient:innen Namen, Geburtsdatum, Medikamente und Beschwerden. Das sind Gesundheitsdaten, und für sie gelten strenge Regeln. Diese Punkte sollte jeder Anbieter schriftlich beantworten können:

• Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO): Der Anbieter verarbeitet Daten in Ihrem Auftrag. Dafür brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), der auch die beteiligten Dienstleister nennt.
• Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO): Sie sind besonders geschützt. Fragen Sie, wo die Daten gespeichert werden und wo die KI läuft.
• Schweigepflicht (§ 203 StGB): Ärztinnen und Ärzte dürfen Dienstleistern Patientengeheimnisse nur offenbaren, soweit diese an ihrer Tätigkeit mitwirken und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Der Vertrag mit dem Anbieter sollte das regeln.
• Aufnahmen (§ 201 StGB): Wer Gespräche aufzeichnet, braucht die Einwilligung der Anrufenden. Ein seriöser Assistent sagt zu Beginn, dass aufgezeichnet wird.
• KI-Verordnung (Art. 50 KI-VO): Seit dem 2. August 2026 müssen Menschen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, wenn das nicht offensichtlich ist. Die Pflicht trifft Ihren Anbieter; prüfen Sie trotzdem die Begrüßung. Die KBV schlägt vor: „Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent der Praxis. Wie kann ich Ihnen helfen?“
• Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO): Die Hamburger Datenschutzaufsicht hält sie bei KI-Telefonassistenten „in aller Regel“ vor dem Start für nötig. Fragen Sie den Anbieter nach den Unterlagen dafür.
• Training: Werden Gespräche Ihrer Praxis genutzt, um die KI zu trainieren? Das sollte ausgeschlossen sein.

Alle Pflichten mit Quellen, die Grenze zur Triage und einen Vergleich der Ansätze finden Sie im Ratgeber KI am Praxistelefon: was rechtlich gilt.

Bei atmOS Health gilt: Hosting in Deutschland. Die KI läuft in Deutschland. Kein Training mit Kundendaten. Die AVV schicken wir Ihnen auf Anfrage.

Akzeptanz bei älteren Patient:innenLink kopieren

Nicht alle Patient:innen mögen es, mit einer Maschine zu sprechen. Nehmen Sie das ernst, statt es wegzuerklären:

• Kurze Ansage, klare Wahl: In den ersten Sekunden sollte klar sein, wer spricht und welche Möglichkeiten es gibt.
• Tasten zulassen: Wer nicht mit einer KI sprechen will, wählt per Taste.
• Ein Weg zum Menschen: Für alles, was nicht ins Menü passt, sollte der Anruf zu Ihrem Team durchgestellt oder ein Rückruf zugesagt werden.
• Ankündigen: Ein Aushang im Wartezimmer und ein Satz auf der Website erklären die Umstellung, bevor die ersten Anrufe kommen.

Welche Kanäle Patient:innen neben dem Telefon nutzen können, beschreibt der Ratgeber Digitale Patientenkommunikation.

So arbeitet das Telefon in atmOS HealthLink kopieren

Mit atmOS Health bestimmen Sie, wie Ihr Telefon arbeitet. Das Telefonmenü stellen Sie vollständig selbst ein: feste Wege per Taste für alles, was immer gleich abläuft, und KI dort, wo sie wirklich hilft. Ilka nimmt Anrufe parallel an, auch mehrere gleichzeitig. Mit der Telefonanbindung ist sie rund um die Uhr erreichbar, und jeder Anruf landet als Vorgang im Posteingang. Ein Posteingang für die ganze Praxis. Anrufe, E-Mails, Faxe, Scans, Chat und Formulare landen als Vorgänge an einem Ort.

atmOS Health bindet Ihre Praxissoftware an, egal von welchem Hersteller. Ihre Patientendaten übernimmt atmOS Health jede Nacht automatisch, morgens ist alles auf dem Stand vom Vortag. Ilka bereitet vor, Ihr Team entscheidet. Geschrieben wird erst nach Ihrer Freigabe.

atmOS Health bringt eine Ansage mit, die zu Beginn des Anrufs auf die KI-Assistentin und auf den Notruf 112 und den Bereitschaftsdienst 116117 hinweist. Ihre Telefonanlage bleibt. Die Telefonanbindung stimmen wir mit Ihrem Anbieter ab. Wie ein Telefonassistent mit Ihrer Anlage zusammenspielt, steht im Ratgeber Telefonanlage in der Arztpraxis.

Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.

Checkliste für die AuswahlLink kopieren

• Nimmt der Assistent Tasten und Sprache an?
• Landen Anrufe dort, wo auch E-Mails, Faxe und Formulare ankommen?
• Liest er Patientendaten aus Ihrer Praxissoftware? Welche Systeme sind angebunden?
• Wird erst nach Ihrer Freigabe in die Praxissoftware geschrieben?
• Gibt es einen AVV, der alle Dienstleister nennt? Wo läuft die KI?
• Sagt die Begrüßung, dass eine KI spricht und ob aufgezeichnet wird?
• Bleibt Ihre Telefonnummer und Ihre Telefonanlage?
• Was kostet es im Jahr, mit allen Modulen, die Sie brauchen?

Häufige FragenLink kopieren

Ist ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis erlaubt?Link kopieren

Ja, wenn Datenschutz und Schweigepflicht geregelt sind: ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit, in aller Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung, eine Einwilligung für Aufnahmen und der Hinweis, dass eine KI spricht. Ein Urteil gegen eine Praxis, weil sie ihr Telefon von einer KI annehmen lässt, ist uns nicht bekannt. Mehr im Ratgeber KI am Praxistelefon: was rechtlich gilt.

Ersetzt ein Telefonassistent eine MFA?Link kopieren

Nein. Er nimmt Routineanliegen auf und hält die Leitung frei. Entscheiden, Rückfragen klären und mit Patient:innen sprechen bleibt die Aufgabe Ihres Teams. Wie Praxen mit zu wenig Personal am Empfang umgehen, steht im Ratgeber MFA-Mangel in der Arztpraxis.

Brauchen wir dafür eine neue Telefonanlage?Link kopieren

Für atmOS Health nicht. Ihre Telefonanlage bleibt. Die Telefonanbindung stimmen wir mit Ihrem Anbieter ab.

Wie schnell ist atmOS Health eingerichtet?Link kopieren

In 15 Minuten eingerichtet, wenn alle Infos vorliegen. Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.

QuellenLink kopieren

Gelesen am 2. November 2026, aktualisiert am 3. November 2026.

• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50
• § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen
• § 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes
• Art. 9 DSGVO, Art. 28 DSGVO und Art. 35 DSGVO
• KBV: PraxisWissen „Künstliche Intelligenz“, Stand Dezember 2025 (PDF)
• Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit: 34. Tätigkeitsbericht Datenschutz 2025, Kap. IV 6