Online-Rezeption für die Arztpraxis: alle Anfragen an einem Ort

Eine Online-Rezeption nimmt Anliegen von Patient:innen an, ohne dass jemand am Empfang ans Telefon gehen muss: Rezeptwünsche, Terminanfragen, Überweisungen, Befundfragen. Meist ist sie ein Formular oder Chat auf der Website der Praxis. Sie entlastet aber nur dann, wenn ihre Anfragen nicht in einem weiteren Postfach landen, sondern dort, wo Ihr Team auch Anrufe, E-Mails und Faxe bearbeitet.

Was eine Online-Rezeption istLink kopieren

Der Begriff ist nicht geschützt, und Anbieter verstehen Verschiedenes darunter. Drei Formen kommen häufig vor:

Die dritte Form nennen wir Praxis-Posteingang: ein Posteingang für alle Kanäle, in dem jedes Anliegen ein Vorgang ist, mit Zuständigkeit, Status und den Patientendaten aus der Praxissoftware daneben.

Warum ein Formular, das die Angaben nur als E-Mail weiterschickt, gerade für Rezeptbestellungen schwach ist, steht im Ratgeber Rezeptbestellung per E-Mail oder Kontaktformular: was dagegen spricht.

Warum ein weiterer Kanal allein nicht reichtLink kopieren

Eine Praxis bekommt Anfragen heute auf vielen Wegen: Telefon, Anrufbeantworter, E-Mail, Fax, Post, Scans vom Empfang, Kontaktformular. Jeder neue Kanal, der in einem eigenen Werkzeug landet, erhöht die Zahl der Orte, an denen Ihr Team nachsehen muss. Das Problem am Empfang ist selten ein einzelner Kanal, sondern das ständige Wechseln zwischen ihnen. Warum das umso schwerer wiegt, wenn MFAs fehlen, steht im Ratgeber MFA-Mangel in der Arztpraxis. Warum mehr Wege trotzdem richtig sind, wenn sie an einem Ort ankommen, zeigt der Ratgeber Digitale Patientenkommunikation mit Umfragen nach Alter.

Bevor Sie eine Online-Rezeption einführen, lohnt deshalb ein ehrlicher Blick auf eine Woche am Empfang:

• Über welche Wege kommen Anfragen herein, und wie viele sind es je Weg?
• Wo werden sie bearbeitet, und wer sieht, was noch offen ist?
• Wie oft wird dieselbe Anfrage doppelt gestellt, zuerst per E-Mail, dann am Telefon?
• Was muss Ihr Team aus der Praxissoftware heraussuchen, bevor es antworten kann?

Was ein Praxis-Posteingang anders machtLink kopieren

In einem gemeinsamen Posteingang ist der Kanal nur noch eine Eigenschaft der Anfrage. Ein Rezeptwunsch per Telefon sieht aus wie einer per E-Mail oder Formular. Daraus folgt:

• Ein Ort für alles: Ihr Team sieht, was wartet und wer sich kümmert, auch über mehrere Standorte.
• Kein Abtippen: Die Anfrage ist schon zugeordnet, die Patientendaten stehen daneben.
• Ein Ablauf je Anliegen: Ein Folgerezept wird gleich bearbeitet, egal wie es hereinkam. Wie das konkret aussieht, beschreibt der Ratgeber Rezeptbestellung in der Arztpraxis organisieren.
• Antworten auf dem passenden Weg: per Rückruf, E-Mail oder Nachricht, aus demselben Vorgang heraus.

Worauf Sie bei der Auswahl achten solltenLink kopieren

1. Kanäle: Welche Wege kommen im selben Posteingang an? Telefon und Website-Formular sind die Regel; E-Mail-Postfach, Fax und Scans fehlen oft.
2. Praxissoftware: Welche Systeme sind angebunden, und was wird gelesen und geschrieben? Fragen Sie nach einer Liste je System, nicht nach „über 50 Schnittstellen“.
3. Freigabe: Wird erst nach der Freigabe Ihres Teams in die Praxissoftware geschrieben?
4. Datenschutz: Wo werden die Daten gehostet, wo läuft die KI, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
5. Telefon: Bleibt Ihre Telefonanlage, oder brauchen Sie eine neue?
6. Mehrere Standorte: Kann jeder Standort eigene Zeiten und Zuständigkeiten haben?
7. Preis: Was kostet es im Jahr, mit allen Kanälen, die Sie bündeln wollen?

Wenn es Ihnen vor allem um Termine geht, finden Sie weitere Kriterien im Ratgeber Terminmanagement in der Arztpraxis.

Online-Rezeption und Posteingang in atmOS HealthLink kopieren

Eine Online-Rezeption entlastet nur, wenn ihre Anfragen dort ankommen, wo Ihr Team ohnehin arbeitet. Ein Posteingang für die ganze Praxis. Anrufe, E-Mails, Faxe, Scans, Chat und Formulare landen als Vorgänge an einem Ort. Das Team sieht, was wartet und wer sich kümmert. Ihre Telefonanlage bleibt.

atmOS Health bindet Ihre Praxissoftware an, egal von welchem Hersteller. Geschrieben wird erst nach Ihrer Freigabe. Hosting in Deutschland. Die KI läuft in Deutschland. Die AVV schicken wir Ihnen auf Anfrage.

Für Praxen mit mehreren Standorten: Ein Backoffice für alle Standorte: Anfragen aller Praxen laufen in einem Posteingang zusammen.

atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. (Preise). Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.

Häufige FragenLink kopieren

Was ist der Unterschied zwischen Online-Rezeption und digitaler Rezeption?Link kopieren

Meist keiner. Beide Begriffe meinen, dass Patient:innen Anliegen ohne Anruf stellen können. Fragen Sie jeden Anbieter, welche Kanäle wirklich im selben Posteingang ankommen.

Ersetzt eine Online-Rezeption das Telefon?Link kopieren

Nein. Viele Patient:innen werden weiter anrufen, und das Telefon bleibt für sie nötig. Wer online schreibt, macht die Leitung frei für alle, die anrufen wollen; welche Patient:innen was bevorzugen, zeigt der Ratgeber Digitale Patientenkommunikation. Eine Online-Rezeption entlastet am meisten, wenn auch die Anrufe im selben Posteingang landen. Mehr dazu im Ratgeber KI-Telefonassistent in der Arztpraxis.

Mit welcher Praxissoftware funktioniert atmOS Health?Link kopieren

atmOS Health bindet Ihre Praxissoftware an, egal von welchem Hersteller. Ihre Patientendaten übernimmt atmOS Health jede Nacht automatisch, morgens ist alles auf dem Stand vom Vortag. Geschrieben wird erst nach Ihrer Freigabe.

Wie sehen wir, ob das zu unserer Praxis passt?Link kopieren

Fragen Sie eine kostenlose Beratung an. Wir zeigen Ihnen den Posteingang mit den Anliegen, die bei Ihnen am häufigsten vorkommen.