Ansagetext für die Arztpraxis: Vorlagen für Sprechzeiten, Mittagspause, Urlaub, Feiertage und volle Leitungen

Ein guter Ansagetext sagt Anrufenden drei Dinge: welche Praxis sie erreicht haben, wann die Praxis wieder erreichbar ist und an wen sie sich bis dahin wenden können. Auf die 116117 dürfen Sie nur verweisen, solange der ärztliche Bereitschaftsdienst läuft. In der Mittagspause nennen Sie stattdessen eine Nummer, unter der die Praxis erreichbar ist, und im Urlaub eine Vertretungspraxis, mit der Sie das abgesprochen haben.

Bundesweit gilt der Bundesmantelvertrag: Eine Vertretung müssen Sie absprechen. Die Einzelheiten, etwa wann Sie auf die 116117 verweisen dürfen und wann der Bereitschaftsdienst läuft, legt jede der 17 Kassenärztlichen Vereinigungen selbst fest. Dieser Beitrag folgt den Hinweisen der KV Bayerns (KVB) und der KV Schleswig-Holstein (KVSH), die Ansagetexte ausdrücklich beschreiben. Andere KVs können abweichen, prüfen Sie die Hinweise Ihrer KV. Die Regeln gelten für Vertragsärztinnen und Vertragsärzte. Was zur telefonischen Erreichbarkeit einer Praxis gilt, lesen Sie im Ratgeber Muss eine Arztpraxis telefonisch erreichbar sein?

Was muss in die Ansage einer Arztpraxis?Link kopieren

Die wichtigsten Regeln im Wortlaut:

• Erreichbarkeit: „Der bloße Hinweis auf dem Anrufbeantworter auf die nächste Sprechstunde genügt nicht. Zusätzlich muss eine Festnetz- oder Mobilfunknummer angegeben werden, unter der die Ärztin bzw. der Arzt ggf. erreichbar ist.“ Das gilt für Zeiten außerhalb der Sprechstunden, in denen kein organisierter Bereitschaftsdienst eingerichtet ist (KVB).
• 116117: Ein Hinweis auf den Bereitschaftsdienst „ist nur für die Zeiten möglich, zu denen der ärztliche Bereitschaftsdienst eingerichtet ist“ (KVB). Die KVSH schreibt: „Ein Verweis auf die 116117 darf nur zu den nachfolgend benannten festgelegten Zeiten erfolgen.“ Die 116117 selbst ist zwar rund um die Uhr erreichbar, die Ansage Ihrer Praxis darf aber nur für diese Zeiten auf sie verweisen.
• Vertretung: „Die Vertretung ist jeweils mit dem vertretenden Arzt abzusprechen“ (§ 17 Abs. 3 BMV-Ä). „Ein Hinweis auf eine Vertretung durch ‚umliegende Praxen‘ ist nicht zulässig“ (KVSH).

Falsche Ansagen können Patient:innen in die Irre führen und laut KVSH „unter Umständen auch disziplinarische Folgen nach sich ziehen“. Die Vorlagen unten folgen diesen Hinweisen. Füllen Sie die Platzhalter sorgfältig.

Wann läuft der ärztliche Bereitschaftsdienst?Link kopieren

Die Zeiten sind je KV etwas verschieden. In Bayern ist er in der Regel so eingerichtet:

Die KVSH nennt für Schleswig-Holstein dieselben Wochentagszeiten. Andere KVs können abweichen. Tragen Sie in den Vorlagen die Zeiten Ihrer KV ein.

Vorlage: außerhalb der SprechzeitenLink kopieren

Für den Abend, den Mittwoch- und Freitagnachmittag und das Wochenende:

Guten Tag, hier ist die Praxis [Name], [Fachrichtung]. Sie rufen außerhalb unserer Sprechzeiten an. Unsere Sprechzeiten sind [Tage und Uhrzeiten]. In dringenden Fällen erreichen Sie uns bis [Uhrzeit] unter [Telefonnummer].

Den ärztlichen Bereitschaftsdienst erreichen Sie [Zeiten Ihrer KV] unter der kostenfreien Nummer 116117. In lebensbedrohlichen Fällen wählen Sie bitte sofort den Notruf 112.

Den Satz mit der Nummer für dringende Fälle brauchen Sie für die Lücke zwischen dem Ende Ihrer Sprechstunde und dem Beginn des Bereitschaftsdienstes. Endet Ihre Sprechstunde erst, wenn der Bereitschaftsdienst beginnt, können Sie ihn weglassen.

Vorlage: Mittagspause und kurze UnterbrechungenLink kopieren

Guten Tag, hier ist die Praxis [Name]. Wir sind ab [Uhrzeit] wieder für Sie erreichbar. In dringenden Fällen erreichen Sie [Frau/Herrn Dr. Name] unter [Telefonnummer]. In lebensbedrohlichen Situationen wählen Sie bitte sofort den Notruf 112. Vielen Dank.

Hier steht bewusst keine 116117: An einem Praxistag mit Nachmittagssprechstunde läuft mittags kein Bereitschaftsdienst. Die KVSH rät, für die Erreichbarkeit eine Mobilnummer anzugeben.

Vorlage: Urlaub mit VertretungLink kopieren

Guten Tag, hier ist die Praxis [Name]. Unsere Praxis ist vom [Datum] bis einschließlich [Datum] geschlossen. Die Vertretung übernimmt die Praxis [Name der Ärztin oder des Arztes], [Anschrift], Telefon [Telefonnummer]. Deren Sprechzeiten sind [Tage und Uhrzeiten]. Ab [Datum] sind wir wieder für Sie da.

Den ärztlichen Bereitschaftsdienst erreichen Sie [Zeiten Ihrer KV] unter der kostenfreien Nummer 116117. In lebensbedrohlichen Fällen wählen Sie bitte sofort den Notruf 112.

Nennen Sie nur eine Praxis, mit der Sie die Vertretung abgesprochen haben. Ist Ihre Praxis länger als eine Woche geschlossen, melden Sie das unverzüglich Ihrer KV und nennen die Vertretung (§ 17 Abs. 3 BMV-Ä, § 32 Abs. 1 Ärzte-ZV). Auch bei kürzeren Abwesenheiten soll die Praxis sie „in geeigneter Weise (z. B. durch Aushang)“ bekannt geben.

Vorlage: Weihnachten, Silvester und Brückentage 2026/27Link kopieren

So fallen die Tage diesmal: Heiligabend ist ein Donnerstag, der 25. Dezember ein Freitag, der 26. ein Samstag. Montag bis Mittwoch, 28. bis 30. Dezember, sind normale Werktage. Silvester ist ein Donnerstag, Neujahr ein Freitag. Der 6. Januar 2027, in einigen Bundesländern Feiertag, ist ein Mittwoch.

In Schleswig-Holstein gelten der 24. und der 31. Dezember für den Bereitschaftsdienst wie ein Feiertag (KVSH). In Bayern beginnt er jeweils am Vorabend um 18 Uhr (KVB). Brückentage legt die KV fest; die KVSH hatte für den 2. Januar 2026 einen bestimmt und im Dezember angekündigt. Für 2026/27 prüfen Sie die Ankündigungen Ihrer KV im Dezember.

Praxis zwischen den Jahren geschlossen: An den Werktagen dazwischen brauchen Sie eine Vertretung. Die KVSH verlangt, den Vertreter „auf ihrem Anrufbeantworter und per Aushang frühzeitig in der Praxis zu benennen“, und nur auf eine Praxis zu verweisen, die das abgestimmt hat und „auch tatsächlich geöffnet hat“.

Guten Tag, hier ist die Praxis [Name]. Unsere Praxis ist vom [Datum] bis einschließlich [Datum] geschlossen. An den Werktagen [Daten] übernimmt die Praxis [Name], [Anschrift], Telefon [Telefonnummer], die Vertretung. Deren Sprechzeiten sind [Tage und Uhrzeiten]. Den ärztlichen Bereitschaftsdienst erreichen Sie [Zeiten Ihrer KV, etwa an den Feiertagen und am Wochenende] unter der kostenfreien Nummer 116117. In lebensbedrohlichen Fällen wählen Sie bitte sofort den Notruf 112. Ab [Datum] sind wir wieder für Sie da. Wir wünschen Ihnen schöne Feiertage.

Ein einzelner Brückentag, den Ihre KV festgelegt hat:

Guten Tag, hier ist die Praxis [Name]. Unsere Praxis bleibt über das Wochenende, den Brückentag und den Feiertag geschlossen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der kostenfreien Nummer 116117. In lebensbedrohlichen Fällen wählen Sie bitte sofort den Notruf 112. Ab [Datum] sind wir wieder für Sie da.

Vorlage: alle Leitungen belegtLink kopieren

Für die Warteschleife während der Sprechzeit:

Praxis [Name], guten Tag. Im Moment sind alle Leitungen belegt. Bitte bleiben Sie in der Leitung, wir sind gleich für Sie da. Ein Folgerezept oder einen Termin können Sie auch über [Website oder Formular] anfragen. In lebensbedrohlichen Fällen legen Sie bitte auf und wählen den Notruf 112.

Den Satz zu Website oder Formular nehmen Sie nur auf, wenn es diesen Weg in Ihrer Praxis gibt. Die 116117 gehört nicht in diese Ansage, denn während der Sprechzeit ist Ihre Praxis zuständig. Eine Zeile für das Telefonmenü, mit der Patient:innen einen Termin absagen können, finden Sie im Ratgeber Nicht eingehaltene Termine in der Arztpraxis.

Vorlage: Notfallhinweis zum AnhängenLink kopieren

Diesen Baustein können Sie an jede Ansage außerhalb der Sprechzeiten hängen:

In lebensbedrohlichen Fällen wählen Sie bitte sofort den Notruf 112. Wenn Ihre Beschwerden nicht lebensbedrohlich sind, aber nicht bis zur nächsten Sprechstunde warten können, erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst [Zeiten Ihrer KV] unter der kostenfreien Nummer 116117.

Die 116117 funktioniert ohne Vorwahl, gilt deutschlandweit und ist kostenfrei. Für zahnärztliche Beschwerden ist sie nicht zuständig; dafür gibt es eigene zahnärztliche Notdienste.

Beim Aufnehmen: Sprechen Sie langsam und ruhig, nennen Sie jede Telefonnummer zweimal, und halten Sie die Ansage kurz. Rufen Sie danach von außen an und hören Sie sie einmal ganz an.

Was kann eine Ansage nicht leisten?Link kopieren

• Rezeptbestellungen auf Band: Medikamentennamen sind auf einer Aufnahme schwer zu verstehen, und Anrufende glauben, ihr Rezept sei bestellt. Wenn Sie Bestellungen per Telefon annehmen, dann über eine eigene Leitung, wie es die KVSH als Ergänzung nennt, oder über ein Formular. Mehr dazu im Ratgeber Rezeptbestellung in der Arztpraxis.
• Dringende Nachrichten während einer Schließung: Niemand hört sie ab, bis Sie zurück sind. Sagen Sie das in der Ansage, statt zum Sprechen nach dem Signal einzuladen.
• Medizinische Einschätzung: Eine Ansage gibt keine Ratschläge. Sie nennt nur, wer zuständig ist: Ihre Praxis, die Vertretung, die 116117 oder die 112.

Checkliste: Praxisurlaub und Feiertage fürs TeamLink kopieren

1. Vertretung absprechen und bestätigen lassen, dass sie an den Tagen geöffnet hat.
2. Länger als eine Woche geschlossen: der KV unverzüglich melden, mit der Vertretung. Wo es ein Mitgliederportal für Abwesenheiten gibt, dort eintragen.
3. Aushang an der Tür, Hinweis auf der Website und im Google-Profil.
4. Patient:innen vorher versorgen, etwa mit Dauermedikation und Verbandswechseln, wie es die KVSH empfiehlt.
5. Einen Stichtag für Folgerezepte vor der Schließung ansagen.
6. Ansage aufnehmen, Zeitsteuerung der Telefonanlage prüfen, von außen testen.
7. Am Rückkehrtag die Ansage zurückstellen und die Nachrichten abarbeiten.

Wie die Zeitsteuerung in der Telefonanlage funktioniert, steht im Ratgeber Telefonanlage in der Arztpraxis.

Wo atmOS Health hilftLink kopieren

Ihre Telefonanlage bleibt. atmOS Health bringt eine Ansage mit, die zu Beginn des Anrufs auf die KI-Assistentin und auf den Notruf 112 und den Bereitschaftsdienst 116117 hinweist. Ilka nimmt Anrufe parallel an, auch mehrere gleichzeitig. Mit der Telefonanbindung ist sie rund um die Uhr erreichbar, und jeder Anruf landet als Vorgang im Posteingang.

Was ein KI-Telefonassistent sonst leisten muss, steht im Ratgeber KI-Telefonassistent in der Arztpraxis. atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. Mehr zum Telefon und auf der Seite Preise. Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.

Häufige FragenLink kopieren

Reicht ein Verweis auf die 116117?Link kopieren

Nur zu den Zeiten, in denen der Bereitschaftsdienst eingerichtet ist. Sonst müssen Sie oder Ihre Vertretung erreichbar sein. Die 116117 ist auch keine Vertretung im Urlaub.

Müssen wir die Vertretung genehmigen lassen?Link kopieren

Bei Krankheit, Urlaub oder Fortbildung können Sie sich innerhalb von zwölf Monaten bis zu drei Monaten ohne Genehmigung der KV vertreten lassen. Absprechen müssen Sie die Vertretung aber mit der vertretenden Ärztin oder dem vertretenden Arzt, und dauert sie länger als eine Woche, melden Sie sie der KV.

Dürfen wir an einem Brückentag schließen?Link kopieren

Hat Ihre KV den Tag als Brückentag festgelegt, deckt ihn nach Angaben der KVSH der Bereitschaftsdienst wie einen Feiertag ab, und Sie verweisen auf die 116117. Sonst ist er ein normaler Praxistag, und wenn Sie schließen, brauchen Sie eine Vertretung.

Gilt das auch für Privatpraxen?Link kopieren

Die Regeln in diesem Beitrag stammen aus dem Vertragsarztrecht und gelten für Praxen mit Kassenzulassung. Für reine Privatpraxen fragen Sie Ihre Ärztekammer. Die Vorlagen eignen sich trotzdem.

QuellenLink kopieren

Gelesen am 3. November 2026.

• KBV: Bundesmantelvertrag Ärzte (BMV-Ä), § 17, Fassung vom 1. November 2026 (PDF)
• § 32 Zulassungsverordnung für Vertragsärzte (Ärzte-ZV)
• KVB: Merkblatt „Vertragsärztliche Präsenzpflicht“, 12.12.2025, mit Vorschlägen für Ansagen (PDF)
• KVSH: Korrekter Ansagetext der Anrufbeantworter bei Abwesenheit des Vertragsarztes, 03.11.2022 (PDF)
• KVSH: Informationen zur Vertretungsregelung „zwischen den Jahren“, 17.12.2025 (PDF)
• 116117.de: Der ärztliche Bereitschaftsdienst
• 116117.de: Startseite, 116117 oder 112