Terminkalender für große Praxen und MVZ: was er können muss, und Online-Kalender im Vergleich

Ein Terminkalender für eine große Praxis oder ein MVZ muss vor allem drei Dinge können: alle Standorte, Ärzt:innen, Räume und Geräte in einer Planung zeigen, Termine nach festen Regeln vergeben, auch online, und dabei immer denselben Stand haben wie Ihre Praxissoftware. Dazu kommen Erinnerungen, eine Warteliste, klare Rechte für jede Rolle und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ein gedruckter Terminplaner kann das bei mehreren Standorten kaum leisten. Deshalb geht es hier um Online-Terminkalender, also Software, die oft auch Terminbuchungssystem heißt. Im zweiten Teil steht, was sechs gängige Online-Kalender dazu auf ihren eigenen Seiten angeben, Stand 11. November 2026.

Was muss ein Terminkalender für große Praxen und MVZ können?Link kopieren

In einer Einzelpraxis reicht oft ein Kalender pro Ärztin oder Arzt. In einer großen Praxis hängt ein Termin an mehr: an einem Standort, an einer Person, an einem Raum und manchmal an einem Gerät. Die Übersicht zeigt, was Sie prüfen sollten:

Standorte, Ärzt:innen, Räume und Geräte in einer PlanungLink kopieren

Der wichtigste Unterschied zur kleinen Praxis: Ein Termin belegt oft mehrere Ressourcen gleichzeitig. Eine Ultraschalluntersuchung braucht die Ärztin, den Raum mit dem Gerät und manchmal eine MFA. Ist der Raum belegt, hilft der freie Platz im Kalender der Ärztin nichts. Ein guter Kalender prüft deshalb bei jeder Buchung alle beteiligten Ressourcen und zeigt nur Zeiten an, in denen alle frei sind.

Für mehrere Standorte sollten Sie auf drei Punkte achten:

1. Eine Ansicht über alle Standorte. Wer am Telefon einen Termin sucht, soll den nächsten freien Platz an jedem Standort sehen, nicht nur am eigenen.
2. Eigene Regeln je Standort. Sprechzeiten, Terminarten und Geräte unterscheiden sich. Der Kalender sollte das je Standort abbilden und trotzdem zentral gepflegt werden.
3. Personal, das wandert. Arbeitet eine Ärztin dienstags an einem anderen Standort, sollte ihr Kalender das wissen, ohne dass jemand zwei Kalender pflegt.

Terminarten, Serien und PufferLink kopieren

Jede Terminart braucht eine Dauer, eine zuständige Person und gegebenenfalls Raum und Gerät. In großen Praxen kommen zwei Dinge hinzu: Serien über mehrere Wochen sollten sich in einem Zug buchen und gemeinsam verschieben lassen. Und Akutplätze sollten sich je Standort freihalten und zu einer festen Uhrzeit freigeben lassen. Eine Vorlage für Terminarten steht im Ratgeber Terminmanagement in der Arztpraxis.

Online-Terminvergabe, Erinnerungen und WartelisteLink kopieren

Online-Buchung entlastet vor allem dann, wenn das Telefon die Engstelle ist. In einer Befragung im Auftrag des Verbraucherzentrale Bundesverbands hatten 38 Prozent der 1.000 befragten Internetnutzer:innen ab 16 Jahren in den zwölf Monaten davor einen Arzttermin über eine Plattform gebucht. Gut die Hälfte von ihnen (51 Prozent) begründete das damit, dass eine telefonische Terminvereinbarung nicht möglich war oder sie die Praxis telefonisch nicht erreichten (vzbv 2025).

In den Praxen ist digitales Terminmanagement verbreitet, aber nicht überall. Eine Analyse des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung mit 2.744 Praxen, zitiert im Bericht der Bertelsmann Stiftung zu Medizinischen Fachangestellten vom Juni 2026, zeigt: 42 Prozent der Praxen nutzen Software, Plattformen oder Online-Formulare für das Terminmanagement. Von diesen Praxen berichtet die Hälfte von einer starken Entlastung, 40 Prozent von einer geringen und 10 Prozent von keiner.

Für eine große Praxis zählt weniger, ob online gebucht wird, als was:

• Nicht jede Terminart online. Geben Sie Standardtermine frei und lassen Sie Termine, die eine Prüfung brauchen, als Anfrage kommen.
• Erinnerung auf mehreren Wegen. SMS und E-Mail sind Standard. Fragen Sie, ob eine Absage direkt aus der Erinnerung möglich ist.
• Warteliste mit Buchungslink. Wird ein Termin frei, sollte der Kalender wartende Patient:innen benachrichtigen, und wer zuerst zusagt, bekommt den Platz.

Wie Sie Ausfälle vermeiden, Texte für Erinnerungen und Absagen und die Regeln zum Ausfallhonorar stehen im Beitrag Nicht eingehaltene Termine in der Arztpraxis.

Ein Kalender, eine Wahrheit: der Abgleich mit der PraxissoftwareLink kopieren

Oft gibt es zwei Kalender: den der Praxissoftware und den des Buchungssystems. Dann muss klar sein, welcher führt. Nehmen beide Termine an, ohne voneinander zu wissen, wird derselbe Platz zweimal vergeben, und Ihr Team telefoniert hinterher.

Fragen Sie deshalb jeden Anbieter:

1. Welcher Kalender führt? Liegen die Termine in der Praxissoftware oder im Buchungssystem?
2. Wie schnell kommt eine Änderung an? Sofort, alle paar Minuten oder einmal in der Nacht?
3. Wird vor der Buchung noch einmal geprüft, ob der Platz frei ist?
4. In welche Richtung fließen die Daten? Nur Termine oder auch Stammdaten wie Name und Versicherung?
5. Was passiert, wenn die Verbindung ausfällt? Sieht Ihr Team, dass der Stand nicht aktuell ist?

Vergessen Sie dabei die Terminservicestelle nicht. Vertragsärzt:innen sind verpflichtet, „der Terminservicestelle freie Termine zu melden“ (§ 75 Abs. 1a SGB V). Auch diese Plätze müssen im führenden Kalender stehen.

Rollen, Rechte und DatenschutzLink kopieren

In einem MVZ arbeiten Empfang, Ärzt:innen, Praxismanagement und oft ein zentrales Telefonteam im selben Kalender. Legen Sie fest, wer Termine nur sieht, wer bucht und wer Regeln ändert. Ein guter Kalender protokolliert, wer welchen Termin wann geändert hat.

Termine verraten, wer wann zu welcher Fachrichtung geht. Sie gehören deshalb zu den Gesundheitsdaten, die die DSGVO besonders schützt (Art. 9 DSGVO). Für einen Online-Kalender heißt das:

• Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Verarbeitet ein Anbieter Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Praxis darf nur mit Anbietern arbeiten, die „hinreichend Garantien“ für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten.
• Schweigepflicht. Ärzt:innen dürfen Patientengeheimnisse an Dienstleister nur weitergeben, soweit das für deren Mitwirkung erforderlich ist, und müssen sie zur Geheimhaltung verpflichten (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB).
• Speicherort und Nachweise. Fragen Sie, wo die Daten liegen und welche Nachweise es gibt, etwa ein C5-Testat des BSI oder ISO 27001.
• Plattform mit Patientenkonto. Buchen Patient:innen über ein Portal mit eigenem Konto, klären Sie, wer für welche Daten verantwortlich ist, und lassen Sie die Verträge prüfen.

Bedienung am EmpfangLink kopieren

Am Ende entscheidet der Empfang, ob ein Kalender trägt. Wer am Telefon sucht, braucht in wenigen Klicks den nächsten passenden Platz über alle Ärzt:innen und Standorte. Lassen Sie sich deshalb Ihre schwierigsten Fälle zeigen, nicht die Standardvorführung: einen Termin mit Ärztin, Raum und Gerät, eine Serie über acht Wochen, eine Umbuchung an einen anderen Standort.

Online-Terminkalender im VergleichLink kopieren

Die Tabellen zeigen nur, was die Anbieter auf ihren eigenen Seiten angeben, Stand 11. November 2026. –keine Angabe heißt: auf den Seiten des Anbieters nicht gefunden, nicht: gibt es nicht. Reihenfolge alphabetisch. Wir bewerten nicht und nennen keine Preise, nur das Preismodell. Die Preislisten sind unter Quellen verlinkt. atmOS Health ist kein Terminkalender und steht deshalb nicht in der Tabelle.

Kalenderfunktionen laut Anbieter

Anbindung, Reichweite, Daten und Preismodell laut Anbieter

Fünf der sechs Anbieter nennen eine Warteliste, vier Erinnerungen per SMS und E-Mail. Große Unterschiede gibt es bei der Praxissoftware, von einem System bis zu mehr als 40, und beim Preismodell: je Ärzt:in, je Kalender oder je Modul. Für eine Praxis mit vielen Räumen und Geräten ergibt das sehr unterschiedliche Summen. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen.

Wo atmOS Health hilftLink kopieren

Viele Terminwünsche kommen nicht über den Kalender, sondern per Telefon, E-Mail oder Formular. Hier setzt atmOS Health an. Ein Posteingang für die ganze Praxis. Anrufe, E-Mails, Faxe, Scans, Chat und Formulare landen als Vorgänge an einem Ort. Ein Backoffice für alle Standorte: Anfragen aller Praxen laufen in einem Posteingang zusammen.

Die KI kann das Gespräch mit Anrufenden führen oder erst danach mit der Mitschrift arbeiten, etwa bei Rezept- und Terminwünschen. Ihre Telefonanlage bleibt. Ilka bereitet vor, Ihr Team entscheidet.

atmOS Health bindet Ihre Praxissoftware an, egal von welchem Hersteller. Geschrieben wird erst nach Ihrer Freigabe. Hosting in Deutschland. Die AVV schicken wir Ihnen auf Anfrage. Wir managen selbst mehrere MVZ. Mehr dazu auf der Seite Terminkalender für große Praxen und MVZ.

atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. (Preise). Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.

Häufige FragenLink kopieren

Brauche ich neben der Praxissoftware einen eigenen Terminkalender?Link kopieren

Nicht unbedingt. Viele Praxissoftwares haben einen Kalender. Ein eigenes System lohnt sich, wenn Ihnen Online-Buchung, Erinnerungen, Warteliste oder Planung über Räume und Standorte fehlen. Dann müssen beide Kalender denselben Stand haben.

Was ist der Unterschied zwischen einem Terminplaner und einem Online-Terminkalender?Link kopieren

Mit Terminplaner ist oft ein gedrucktes Terminbuch gemeint, in das die Praxis von Hand einträgt. Ein Online-Terminkalender ist Software: Er zeigt allen im Team denselben Stand, kann Regeln prüfen und lässt Patient:innen selbst buchen.

Wie funktioniert die Online-Terminvergabe in der Arztpraxis?Link kopieren

Die Praxis legt fest, welche Terminarten zu welchen Zeiten online buchbar sind. Patient:innen wählen auf der Website der Praxis oder über ein Portal einen freien Platz, der Kalender trägt den Termin ein und schickt eine Bestätigung. Vor dem Termin kommt eine Erinnerung, aus der sich der Termin oft auch absagen lässt. Termine, die eine Prüfung brauchen, kommen besser als Anfrage, über die das Team entscheidet.

Darf ich Termine über einen Anbieter außerhalb Deutschlands speichern?Link kopieren

Die DSGVO verlangt keinen Speicherort in Deutschland. Sie verlangt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und geeignete Schutzmaßnahmen. Für Übermittlungen in Länder außerhalb der EU gelten zusätzliche Bedingungen (Art. 44 DSGVO). Viele Praxen wählen trotzdem Anbieter mit Speicherort in Deutschland oder der EU. Lassen Sie den Vertrag im Zweifel prüfen.

QuellenLink kopieren

Gelesen am 11. November 2026.

Gesetze

• Art. 9 DSGVO
• Art. 28 DSGVO
• Art. 44 DSGVO
• § 203 StGB
• § 75 SGB V

Studien und Befragungen

• Verbraucherzentrale Bundesverband: Doctolib und Jameda: Terminbuchung mit Hindernissen, Pressemitteilung vom 24.04.2025
• Bertelsmann Stiftung: Medizinische Fachangestellte in der ambulanten Versorgung, Juni 2026 (PDF), Kapitel 4.3 und Abbildung 8

Anbieter

• 321 MED: Kalender, Schnittstellen, Preise
• arzt-direkt: Für Ärzte, Module, Online-Terminkalender
• ClickDoc (CompuGroup Medical): Produktseite, Konfigurator
• Doctolib: Praxissoftware, Preise
• Dr. Flex: Website, Praxis-Konfigurator, Portal, Preise
• samedi: Online-Terminkalender, MVZ, Preise, Datenschutz

321 MED, arzt-direkt, CGM, ClickDoc, Doctolib, Dr. Flex, jameda, samedi, medatixx und tomedo sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Wir nennen sie nur, um die Angebote zu beschreiben. atmOS Health ist mit diesen Anbietern nicht verbunden.