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ePA befüllen im Praxisalltag: was Pflicht ist, wer was macht und wie der Ablauf aussieht
Praxen müssen seit 1. Oktober 2025 Laborbefunde, Befundberichte und eArztbriefe aus der aktuellen Behandlung in die ePA stellen. Das Befüllen dürfen MFA übernehmen. Was Pflicht ist, wer was macht und ein Ablauf für den Empfang.
Von Philipp von Bachmann
Praxen müssen seit dem 1. Oktober 2025 die elektronische Patientenakte (ePA) befüllen: Laborbefunde, Befundberichte aus Bildgebung und Eingriffen und eArztbriefe, soweit sie aus der aktuellen Behandlung stammen, die Praxis sie selbst erhoben hat und sie elektronisch vorliegen. Patient:innen müssen nicht zustimmen, die Praxis informiert sie und protokolliert einen Widerspruch. Das Einstellen dürfen MFA übernehmen.
Stand: 4. November 2026.
Was muss in die ePA?
Pflicht sind vier Arten von Daten (§ 347 Abs. 2 SGB V). Die Tabelle zeigt sie, dazu was nur auf Wunsch hineinkommt und was automatisch läuft. Sobald der elektronische Medikationsplan bundesweit in der ePA verfügbar ist (laut KBV voraussichtlich ab Dezember 2026), kommt er als Pflicht nach § 347 Abs. 1 SGB V hinzu.
| Daten | Pflicht? | Hinweis |
|---|---|---|
| Laborbefunde | ja | stellt die Praxis ein, die den Auftrag gegeben hat. Das Labor kann das derzeit technisch nicht |
| Befundberichte aus bildgebender Diagnostik | ja | |
| Befundberichte aus invasiven, chirurgischen, nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen | ja | |
| eArztbriefe | ja | |
| Daten aus E-Rezepten (Medikationsliste) | läuft automatisch | Verordnung und Abgabe in der Apotheke landen ohne Zutun der Praxis in der ePA, wenn der Patient nicht widersprochen hat |
| Befunde aus früheren Behandlungen | nein, erlaubt | wenn es aus Sicht der Praxis für die Versorgung nötig ist |
| DMP-Daten, eAU, Erklärung zur Organspende | nur auf Wunsch | mit Einwilligung, die die Praxis protokolliert |
| Ergebnisse genetischer Untersuchungen | nur mit schriftlicher oder elektronischer Einwilligung | nur durch die verantwortliche Ärztin, nicht delegierbar |
Pflicht ist nur, was die Praxis selbst erhoben hat, aus der aktuellen Behandlung stammt, elektronisch vorliegt und wogegen der Patient nicht widersprochen hat. Die KBV fasst es so: In die ePA gehört, was Ärzt:innen heute schon an Kolleg:innen berichten. Nicht jeder Kontakt und nicht jede Untersuchung muss hinein. Eine Pflicht, bei jedem Patienten in die ePA zu schauen, gibt es nicht.
Wer macht was? Rollen in der Praxis
Das Gesetz erlaubt, Aufgaben rund um die ePA an „berufsmäßige Gehilfen“ und Auszubildende zu übertragen (§ 346 Abs. 1 SGB V). Die Tabelle zeigt eine übliche Aufteilung.
| Aufgabe | Ärztin oder Arzt | MFA |
|---|---|---|
| Entscheiden, welche Befunde aus der Behandlung hineingehören | ja | nach Vorgabe |
| Dokumente einstellen | möglich | ja, delegierbar |
| Über das Einstellen informieren (mündlich oder Aushang) | ja | ja |
| Auf das Widerspruchsrecht bei sensiblen Daten hinweisen | ja | nach Absprache |
| Widerspruch in der Behandlungsdokumentation protokollieren | ja | ja |
| Genetische Befunde einstellen | nur sie oder er | nein |
| Entscheiden, aus therapeutischen Gründen nicht einzustellen | nur sie oder er | nein |
Mit dem Stecken der Gesundheitskarte hat die ganze Praxis 90 Tage Zugriff, ohne PIN. Für das Team müssen keine eigenen Rechte vergeben werden. Jedes neue Stecken startet die 90 Tage neu. Patient:innen können die Dauer in ihrer ePA-App verkürzen oder verlängern.
Widerspruch, sensible Daten und Jugendliche
- Informieren: Die Praxis sagt den Patient:innen, welche Daten sie einstellt, mündlich oder per Aushang. Die KBV hat dafür den Aushang „ePA: Diese Daten stellt unsere Praxis ein“.
- Widerspruch in der Praxis: Widerspricht ein Patient dem Einstellen, protokollieren Sie das nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation.
- Widerspruch gegen die ganze ePA erklären Patient:innen bei ihrer Krankenkasse oder in der ePA-App (§ 344 Abs. 3 SGB V), gegen einzelne Praxen in der App oder bei der Ombudsstelle der Kasse (§ 353 Abs. 2 SGB V), nicht in der Praxis.
- Sensible Daten: Vor dem Einstellen von Daten, die zu Diskriminierung oder Stigmatisierung führen können, insbesondere zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen, weist die Praxis ausdrücklich auf das Widerspruchsrecht hin und darauf, dass Patient:innen die Daten in der ePA beschränken, etwa verbergen, können (§ 347 Abs. 1 und 3 SGB V).
- Keine Pflicht bei erheblichen therapeutischen Gründen, erheblichen Rechten Dritter oder gewichtigen Anhaltspunkten für eine Gefährdung von Kindern und Jugendlichen unter 15. Den Grund protokollieren Sie.
- Jugendliche: Bis zum 15. Geburtstag verwalten die Eltern die ePA, danach entscheiden Jugendliche selbst, auch über Widersprüche.
Ein Ablauf für den Praxisalltag
- Empfang: Gesundheitskarte stecken. Damit hat die Praxis 90 Tage Zugriff.
- Empfang oder Behandlung: Hinweis geben, dass die Praxis Befunde aus der Behandlung in die ePA stellt. Der Aushang hängt sichtbar am Empfang.
- Behandlung: Ist ein sensibler Befund dabei? Dann auf das Widerspruchsrecht hinweisen und die Antwort dokumentieren.
- Nach der Behandlung: Die Ärztin markiert in der Praxissoftware, welche Befunde und Briefe hineingehören.
- Backoffice: Die MFA stellt die markierten Dokumente ein, auch später, wenn der Patient schon gegangen ist. Eine feste Frist gibt es nicht, praktisch aber die 90 Tage Zugriff. Danach geht es erst wieder, wenn die Karte erneut gesteckt wird. Wichtige Befunde zeitnah, damit Weiterbehandelnde sie sehen.
- Laborbefunde: Wenn das Labor liefert, stellt die auftraggebende Praxis sie ein.
- Widersprüche: Stehen in der Akte, werden beim nächsten Mal beachtet.
Was am Empfang sonst noch Zeit kostet, steht im Ratgeber Praxisorganisation in der Arztpraxis.
Was droht, wenn es nicht klappt?
Die Kürzungen hängen an der Technik, nicht am einzelnen Dokument. Kann eine Praxis der KV nicht nachweisen, dass sie über die Komponenten für den ePA-Zugriff verfügt, wird ihr Honorar pauschal um 1 % gekürzt, bis der Nachweis vorliegt (§ 341 Abs. 6 SGB V). Ohne aktuelles ePA-Modul wird zudem die TI-Pauschale halbiert. Die Schonfrist, die die KBV im Oktober 2025 genannt hatte („zumindest bis Ende 2025 keine Sanktionen“ für Praxen, bei denen die Technik nicht funktioniert), ist abgelaufen. Eine Verlängerung hat die KBV nicht gemeldet. Kürzungen sind seitdem möglich. Wie Ihre KV den Nachweis prüft und kürzt, erfahren Sie dort.
Was die Praxis dafür bekommt, und ab 2027 nicht mehr
Bis 31. Dezember 2026 gibt es für die Erstbefüllung (GOP 01648) 11,34 € einmal je Patient, für die weitere Befüllung (01647) 1,91 € einmal im Behandlungsfall und ohne persönlichen Kontakt (01431) 0,38 €. Mit dem GKV-Spargesetz entfallen alle drei Ziffern zum 1. Januar 2027, ohne Ersatz. Die Pflicht zum Befüllen bleibt ausdrücklich. Details und eine Checkliste für das letzte Quartal stehen im Ratgeber Hausarztvermittlungsfall, TSS, ePA-Ziffern.
Wie läuft die ePA in den Praxen?
Holprig. In einer Befragung der Stiftung Gesundheit vom Dezember 2025 (669 Antworten) bewerteten nur 16,3 % der befragten niedergelassenen Ärzt:innen, Zahnärzt:innen und Psychotherapeut:innen die Nutzung im Alltag als gut oder sehr gut, fast zwei Drittel als eher schlecht oder gar nicht. Die größten Hürden: Zeitaufwand (54,6 %), technische Probleme (39,3 %) und umständliche Abläufe in der Sprechstunde (38,2 %). Im PraxisBarometer Digitalisierung 2025 nannten 69 % der Praxen, die die ePA nutzten, einen hohen Aufwand fürs Befüllen. Gleichzeitig wächst die Nutzung: Laut gematik haben die Kassen rund 73 Millionen ePAs angelegt, mehr als 100 Millionen Dokumente sind eingestellt (Stand April 2026). Wenn das Einstellen wegen einer TI-Störung nicht geht, gibt es kein Papier-Ersatzverfahren. Die Praxis holt das Einstellen nach, solange der 90-Tage-Zugriff läuft, siehe TI-Störung in der Praxis.
Wo atmOS Health hilft
Bei der ePA selbst nicht. atmOS Health stellt keine Dokumente in die ePA ein. Es nimmt dem Team aber anderswo Arbeit ab, damit Zeit für Befunde bleibt: Ein Posteingang für die ganze Praxis. Anrufe, E-Mails, Faxe, Scans, Chat und Formulare landen als Vorgänge an einem Ort. Ilka bereitet vor, Ihr Team entscheidet.
atmOS Health kostet ab 199 € im Monat je Arzt-Vollzeitstelle, zzgl. USt. (Preise). Wie das in Ihrer Praxis aussehen kann, besprechen wir gern in einer kostenlosen Beratung.
Häufige Fragen
Muss ich alte Befunde in die ePA hochladen?
Nein. Pflicht ist nur, was aus der aktuellen Behandlung stammt. Ältere Befunde dürfen Sie einstellen, wenn das aus Ihrer Sicht für die Versorgung nötig ist. Die Erstbefüllung (01648) ist bis Ende 2026 abrechenbar, wenn noch keine Praxis und kein Krankenhaus ein Dokument eingestellt hat (die Medikationsliste zählt nicht).
Muss der Patient zustimmen, bevor wir etwas einstellen?
Nein, außer bei genetischen Befunden und bei Daten, die er sich zusätzlich wünscht. Sie informieren ihn, dass Sie Daten einstellen, und weisen bei sensiblen Befunden auf sein Widerspruchsrecht hin. Widerspricht er, protokollieren Sie das.
Was, wenn ein Patient seiner ePA ganz widersprochen hat?
Dann gibt es für ihn keine ePA, und die Praxis kann nichts einstellen. Der Widerspruch läuft über die Krankenkasse oder die ePA-App, nicht über die Praxis.
Quellen
Gelesen am 4. November 2026.
- § 347 SGB V, Übertragung von Behandlungsdaten in die ePA
- § 346 SGB V, Unterstützung bei der ePA
- § 341 SGB V, Elektronische Patientenakte
- § 344 SGB V, Widerspruch der Versicherten
- § 353 SGB V, Widerspruch
- § 360 SGB V, Elektronische Verordnungen
- KBV, Elektronische Patientenakte
- KBV, PraxisWissen Die elektronische Patientenakte, Oktober 2025 (PDF)
- KBV, PraxisInfoSpezial ePA: Antwort auf rechtliche Fragen, Stand November 2024 (PDF)
- KBV, Praxisaushang ePA: Diese Daten stellt unsere Praxis ein (PDF)
- KBV, Ab Januar weiterhin mehr als elf Euro für ePA-Erstbefüllung, 27.11.2025
- KBV, ePA-Vergütung noch bis Jahresende, 27.08.2026
- KBV, TI-Pauschale gestiegen, 08.01.2026
- Erweiterter Bewertungsausschuss, 88. Sitzung, ePA (PDF)
- gematik, Ein Jahr „ePA für alle“, 15.04.2026
- Stiftung Gesundheit, Im Fokus 4. Quartal 2025
- IGES für die KBV, PraxisBarometer Digitalisierung 2025, Kurzbericht (PDF)
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Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung; er gibt den Stand vom 11. November 2026 wieder. Für Ihre Praxis verbindlich sind die Vorgaben Ihrer KV und Ihrer Ärztekammer; im Einzelfall hilft eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt. Fehler gefunden? Schreiben Sie uns an support@atmos.build.
